Как написать докладную записку на сотрудника (образец): об отсутствии на рабочем месте, о некорректном поведении, о невыполнении должностных обязанностей и т.д.

Цель записки — донести до адресата просьбу применить меры ответственности к нарушителю. В ней должны быть указаны факты, отражающие ненадлежащее поведение сотрудника и/или невыполнение им прямых служебных обязанностей.

В данной статье мы рассмотрим основные нюансы оформления данного типа служебной записки.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь через онлайн-консультант справа или звоните по телефонам бесплатной консультации:

Как написать докладную записку на сотрудника (образец): об отсутствии на рабочем месте, о некорректном поведении, о невыполнении должностных обязанностей и т.д.

Кто и когда пишет служебную записку о невыполнении обязанностей?

Докладная записка пишется начальником на своего подчиненного при невыполнении последним должностных обязанностей. Изначально любой сотрудник должен ознакомиться с данными требованиями и затем уже подписать трудовой договор в знак своего согласия с ними.

Служебная или по-другому докладная записка о невыполнении должностных обязанностей — это элемент внутренней деловой переписки компании, который представляет собой информационный документ.

Вступив на должность, работник обязан выполнять указания начальства, если они не выходят за рамки ранее оговоренных должностных обязанностей. В противном случае руководитель имеет право составить служебную записку о невыполнении обязанностей на имя вышестоящего начальства.

Виды, специфические особенности и образцы

Как написать докладную записку на сотрудника (образец): об отсутствии на рабочем месте, о некорректном поведении, о невыполнении должностных обязанностей и т.д.Дисциплинарные взыскания могут накладываться на сотрудника по нескольким причинам. Соответственно, для каждого случая служебная записка будет иметь свои нюансы написания.

Рассмотрим данные особенности для основных нарушений, совершаемых сотрудниками во время работы в той или иной компании.

О неисполнении должностных обязанностей

Как было описано выше, данный элемент внутренней деловой переписки составляется в том случае, когда сотрудник не выполняет прямого указания своего начальника. При том, что данное ему распоряжение входит в область его ответственности.

В шапке документа указывается адресат и его должность в компании. Затем следует заголовок, в котором потребуется записать не только словосочетание «Служебная записка», но и добавить второй заголовок – «О невыполнении сотрудником (ФИО и должность) должностных обязанностей».

Читайте о том, в каких случаях необходимо писать объяснительную записку тут.

Далее идет основная часть документа, где следует описать все факты, указывающие на нарушение. Если текст достаточно большой, лучше разделить его на абзацы. В конце вносятся предложения по мерам наказания, которые следует применить к провинившемуся сотруднику.

На документе следует поставить актуальную дату написания и подпись с расшифровкой.

Скачать образец записки о невыполнении обязанностей по ссылке.

Об опоздании на работу

Как написать докладную записку на сотрудника (образец): об отсутствии на рабочем месте, о некорректном поведении, о невыполнении должностных обязанностей и т.д.Опоздание на работу — явление, с которым приходилось сталкиваться каждому руководителю любой компании. Руководитель опоздавшего работника решает, достаточно ли нарушителю устного предупреждения, или лучшим решением будет составление служебной записки об опоздании на работу.

  • Составитель документа излагает в основном тексте проблему и просит применить дисциплинарные взыскания за опоздание.
  • Но если причина опоздания работника достаточно уважительная, и тому есть официальное подтверждение, его начальник может учесть данное обстоятельство, указать его в служебной записке и предложить минимизировать или вовсе не назначать взыскания за нарушение.
  • Скачать образец служебной записки об опоздании.

О невыходе на работу

Отсутствие на рабочем месте является одним из грубых нарушений дисциплины. В этом случае начальнику сотрудника, прогуливающего работу, потребуется составить акт об отсутствии работника на рабочем месте, а также составить докладную записку вышестоящему руководству.

В дополнение к указанным документам прилагается объяснительная от сотрудника, отсутствовавшего на работе.

В основном тексте официального письма потребуется указать дату прогула, период отсутствия, как нарушение повлияло на производственный процесс. В конце вносятся предложения по дисциплинарным взысканиям для провинившегося сотрудника.

Образец докладной о прогуле: скачать тут.

О нарушении трудовой дисциплины

Как написать докладную записку на сотрудника (образец): об отсутствии на рабочем месте, о некорректном поведении, о невыполнении должностных обязанностей и т.д.Данным понятием можно назвать нарушение внутреннего распорядка и правил организации, законодательных норм. Это может быть как несоблюдение, так и частичное несоблюдение указанных пунктов, причем как умышленно, так и неумышленно.

Однако, следует помнить, что если нарушение не зависело от воли самого сотрудника, а было вызвано сторонними факторами, о нарушении трудовой дисциплины говорить нельзя.

Наиболее яркими примерами нарушений трудовой дисциплины могут служить:

  • нахождение на работе в состоянии токсического, наркотического или алкогольного опьянения;
  • нарушение правил безопасности, в результате которого произошел несчастный случай на производстве, авария и т. д., либо была велика вероятность возникновения таких ситуаций;
  • хищение, порча или уничтожение имущества на рабочем месте вне зависимости от размера;
  • разглашение коммерческой или государственной тайны, персональных данных сотрудников и иной информации, разглашение которой запрещено условиями договора;
  • прочие нарушения, определенные законом.

Служебная записка составляется по основной схеме. В ней потребуется указать, какое нарушение совершил работник и предоставить доказательства, при их наличии. А также указать предпочтительные меры наказания для сотрудника.

По данной ссылке вы можете скачать пример записки о нарушении дисциплины.

Как написать докладную о снятии дисциплинарного взыскания?

Как написать докладную записку на сотрудника (образец): об отсутствии на рабочем месте, о некорректном поведении, о невыполнении должностных обязанностей и т.д.

  1. Если резолюция вышестоящего руководства положительна, сотрудник получает наказание, которое назначается в целях предотвращения возможности повторных ситуаций подобного характера.
  2. Но в некоторых случаях провинившийся сотрудник понимает и признает свою неправоту, вследствие чего исправляется и старается не допускать подобных неприятностей в дальнейшем.
  3. А иногда даже пытается реабилитироваться в глазах компании и приложить больше усилий к выполнению своей работы.

Если же вас не устраивает ваше рабочее место, прочитайте статью о том, как уволиться по собственному желанию на испытательном сроке.

  • В указанных выше ситуациях решение непосредственного начальника провинившегося сотрудника может поменяться, и тогда он составляет служебную записку, в которой просит снять дисциплинарное взыскание раньше срока.
  • Она пишется в произвольной форме на имя основного руководителя компании, накладывавшего ранее взыскание на провинившегося.
  • Документ составляет непосредственный начальник сотрудника, который может отслеживать его деятельность.
  • Письмо оформляется либо вручную, либо на компьютере и содержит следующие данные:
  1. имя и должность руководителя, название организации;
  2. имя и должность составителя служебной записки;
  3. название официальной бумаги;
  4. Как написать докладную записку на сотрудника (образец): об отсутствии на рабочем месте, о некорректном поведении, о невыполнении должностных обязанностей и т.д.

  5. ссылка, по которой можно отследить приказ о назначении дисциплинарного взыскания, дата написания приказа;
  6. факты, подтверждающие успехи сотрудника на рабочем месте и причины для отмены наказания;
  7. итоговая просьба прервать взыскание раньше срока;
  8. дата составления записки и подпись.

Пример служебной записки о снятии дисциплинарных взысканий с работника: скачать образец.

Без нарушений дисциплины со стороны сотрудников не обходится ни один коллектив. Поэтому работникам, находящимся на руководящих постах разных уровней, будет полезно знать правила написания соответствующих служебных записок в своей компании.

Например, в одной организации допускается составление документа полностью в свободной форме, а в другой уже имеется собственный готовый шаблон, используемый для внутренней деловой переписки. Информация об утвержденной структуре документов должна быть отображена во внутренних актах организации.

Чтобы полностью разобраться в данной теме, посмотрите видео о дисциплинарных взысканиях в случае невыполнения обязанностей работником:

Докладная записка об отсутствии работника на рабочем месте

Автор статьи: Судаков А.П.

Если внутри компании необходимо донести какую-то информацию от одного лица до второго, то используются не только вербальные способы общения, но и информационные бумаги, которые при необходимости можно присоединить к делу или отчитаться о проделанной работе.

Как правило, подобные информационные документы составляются нижестоящим лицом к вышестоящему, а их цель — сообщение о произошедшей ситуации ответственному лицу. Обычно подобные документы называют докладными.

В этой статье мы разберем, как правильно их составлять и приведем несколько образцов докладных записок на сотрудника, составленных по различным причинам.

Введение

Докладной запиской называют бумагу, которая составляется сотрудником и адресуется ответственному или вышестоящему лицу. Цель документа — уведомление лица о произошедшей ситуации или фактах с целью побуждения принятия какого-то решения.

Внимание: ДЗ является сугубо внутренним документом организации, правила ее составления строго не регламентированы. Она составляется так, чтобы как можно подробнее описать происшествие и помочь адресату сделать определенные выводы.

Как написать докладную записку на сотрудника (образец): об отсутствии на рабочем месте, о некорректном поведении, о невыполнении должностных обязанностей и т.д.Докладная записка уведомляет о ситуации вышестоящее начальство

Документ составляется как по требованию руководителя, так и по инициативе сотрудника, решившего уведомить его о сложившейся ситуации.

Подобная практика принята практически во всех организациях, поэтому любой работник должен уметь правильно и емко составлять данную бумагу.

Отметим, что на некоторых предприятиях есть утвержденный образец ДЗ, поэтому перед составлением следует поинтересоваться у секретаря или другого человека, знакомого с документооборотом, как правильно писать и что указывать в докладной.

Читайте также:  Порядок получения гражданства рф по браку в 2021 году

В Трудовом кодексе и других нормативных актах подобное понятие полностью отсутствует, поэтому ввести в обязанности работника составление записки невозможно. Это инструмент для донесения служебной информации, и в большинстве случаев он не выходит за пределы компании.

Что представляет собой докладная

ДЗ — это документ, который составляется в письменном, печатном или цифровом виде в зависимости от действующего на предприятии документооборота, целью которого является донесение необходимой информации до лица, которое может принять какое-то решение.

Обычно это руководитель или ответственное лицо. В отличие от служебной записки, которая передает информацию по горизонтали (между равными сотрудниками), докладная передает ее вверх по вертикали и составляется сотрудником самостоятельно, без принуждения.

Работники должны понимать разницу между ДЗ и объяснительной.

Последняя тоже подается ответственным лицам или руководству, но несет другую цель — ее пишут для того, чтобы прояснить происшествие или ситуацию с целью показать, виноват или нет конкретный сотрудник в ее возникновении, причем объяснительная в большинстве случаев составляется по требованию руководства или в качестве извинения за сложившуюся ситуацию.

Внимание: ДЗ имеет юридическую силу и может использоваться как доказательство вины сотрудника не выполняющего свою работу или нарушающего внутренний распорядок/должностные инструкции.

Для чего составляется документ

Разберем, с какой целью пишется ДЗ. Как мы выше уже говорили, ее предназначение — уведомление и подталкивание к принятию решения. В целом, бумага составляется в следующих ситуациях:

  1. Для внесения рацпредложений, связанных с деятельностью компании.
  2. Для решения производственной или административно-хозяйственной проблемы.
  3. Для информирования вышестоящих лиц с точкой зрения работников (обычно при помощи ДЗ сообщают о несогласии с каким-то решением руководства).
  4. Для пояснения позиции работника в проблемной ситуации.
  5. В качестве отчетности за проделанные работы.
  6. В качестве информационного пояснения к сложившейся ситуации или происшествия, приведшего (или могущего привести) к финансовым потерям.
  7. В качестве жалобы на своих коллег, которые нарушают трудовую дисциплину или не выполняют взятые на себя распоряжения,жалобы о некорректном поведении сотрудника и пр.
  8. С целью выяснения обстоятельств по неэффективному или неправомерному делегированию трудовых обязанностей/полномочий.

Внимание: докладная записка может также составляться и с целью описания положительных событий или действий, в случае, если на них ожидается реакция вышестоящих или ответственных лиц.

Так, на основании докладной записки может быть оформлен приказ о премировании за успешно проделанную работу и пр.

Как написать докладную записку на сотрудника (образец): об отсутствии на рабочем месте, о некорректном поведении, о невыполнении должностных обязанностей и т.д.Стандартное оформление докладной записки

Виды ДЗ

Разберем, каким образом можно классифицировать эти документы, чтобы вы понимали, как и в каких ситуациях их составляют:

  1. По содержанию. Существует три разновидности ДЗ по содержанию: отчетная, которая сообщает о проделанной работе или этапе работ; информационная, сообщающая о происшествии, сложившейся ситуации и пр.; инициативная, в которой составитель указывает имеющиеся предложения по оптимизации рабочего процесса или производства.
  2. По конечному адресату. Существует два деления — внутренняя, предназначенная для непосредственного руководителя, или внешняя, которая уведомляет либо главу компании, с которым работник не связан напрямую, либо руководителя иного учреждения.
  3. По фактажу. Факты можно разделить на негативные и позитивные, а деления по фактажу зависит от того, как именно сотрудник излагает факты о сложившейся ситуации. В записке можно сообщить о нарушении дисциплины и трудового распорядка, о невыполнении должностных обязанностей, о достигнутых результатах, о неподобающем поведении, конфликтах и пр.

Внимание: составлять ДЗ может любой работник компании, но при этом необходимо учитывать субординацию. То есть токарь не может подать ДЗ на гендиректора, минуя мастера участка, начальника цеха и подразделения. Допускается “перескакивать” через одну или несколько голов, если докладная составляется на прямое начальство.

Что входит в состав ДЗ

Так как строгих требований к докладной записке об отсутствии работника на рабочем месте (равно как и любой другой) нет, то она составляется в произвольной форме, но при этом существуют определенные требования, выдвигаемые к документации, которые нужно учитывать. В противном случае документ может потерять юридическую силу со всеми вытекающими отсюда последствиями.

Рассмотрим, как правильно составлять ДЗ. В нее рекомендуется включить три пункта:

  1. Описание ситуации или события, на основе которых была составлена записка. Первый пункт должен ответить на вопрос о том, что произошло, и почему вообще возникла необходимость в написании.
  2. Соображения и мысли автора по данной ситуации. Необходимо не просто изложить, что “в ситуации виноват Василий Петрович, не вышедший вовремя на рабочее место”, а вынести какие-то предложения по происшествию с целью предотвратить подобную ситуацию в будущем, предложить пути решения и пр.
  3. Рекомендационная часть и выводы из сложившейся ситуации. В них необходимо подтолкнуть руководителя к каким-то действиям, причем они должны быть адекватными и сопоставимыми с происшествием.

Как написать докладную записку на сотрудника (образец): об отсутствии на рабочем месте, о некорректном поведении, о невыполнении должностных обязанностей и т.д.Стандартный вариант докладной записки

Правила оформления

Давайте рассмотрим, каким образом оформляется ДЗ. Чтобы все стало понятно, в конце статьи мы приведем образец докладной записки на сотрудника за невыполнение обязанностей, а сейчас просто разберем, какие пункты должны присутствовать в документе. Оформляют его на классическом листе А4 (в случае, если документ внешний, то нужен бланк предприятия). Далее пишется следующее:

  1. С левой стороны вверху указывается название отдела, который составляет докладную.
  2. С правой стороны вверху указывается адресат, которому предназначена бумага. Указывают не просто ФИО, но и должность руководителя.
  3. Далее посередине документа большими буквами пишется название бумаги. В нашем случае это будет ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА.
  4. Под надписью ставится число, в которое документ составляется, в классическом формате день-месяц-год.
  5. Далее идет краткая фраза, передающая суть бумаги. К примеру, “о невыполнении должностных обязанностей”.
  6. После этого идет тело письма. Его следует разбить на три блока, о которых мы писали выше.
  7. После тела ставится фамилия-должность автора и его подпись.

Как видите, ничего сложного в составлении нет — это типовая бумага, которая полностью совпадает с другими документами по принципам составления. Руководитель, получив бумагу, должен как-то на нее отреагировать. Обычно это делается в виде резолюции в верхнем левом углу, после чего документ передается секретарю и поступает в дальнейшую работу.

Примеры составления

Итак, мы рассмотрели основные требования, выдвигаемые к подобным документам. Далее разберем конкретные примеры, чтобы вы понимали, как они пишутся.

Бухгалтерия                                                                                                                   Руководителю ООО “Ромашка”                                                                                                                                                         Иванову Ю.И.

                                                         ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

15.05.2018

О нарушении трудовой дисциплины

Докладная записка о некорректном поведении сотрудника: образец и пример жалобы

На любом предприятии найдется работник, неуважительно относящийся к другим сотрудникам, находящимся в подчинении, и иной раз даже к руководству.

В отличие от проступков, нарушающих дисциплину, ненадлежащего выполнения возложенных обязательств, временами случается непросто привлечь к ответственности работника за некорректное поведение, поскольку подобные нормы не встречаются в ТК РФ (исключение – лица, задействованные в сфере образования).

Как написать докладную записку на сотрудника (образец): об отсутствии на рабочем месте, о некорректном поведении, о невыполнении должностных обязанностей и т.д.

Что понимают под некорректным поведением

Как написать докладную записку на сотрудника (образец): об отсутствии на рабочем месте, о некорректном поведении, о невыполнении должностных обязанностей и т.д.

Например, прописать данное понятие, ответственность за него в трудовом договоре с работником либо в перечне-разъяснении по внутренним правилам трудового распорядка и поведения в коллективе.

Читайте также:  Хочу развестись с мужем с чего начать? практические советы

Учитывая менталитет и образованность общества, за основу подобного поведения можно взять:

  • обидные высказывания относительно сослуживцев, партнеров и клиентов компании;
  • применение ненормативной лексики, адресованной в чью-либо сторону или просто в разговорной речи;
  • назойливое и грубое поведение;
  • неподобающие жесты в адрес сослуживцев, партнеров и клиентов организации;
  • невыполнение или явное игнорирование поручений и указаний вышестоящего руководства;
  • неправомерное сокращение или же увеличение рабочего дня структурным руководителем, без согласования с начальством и переделкой штатного рабочего расписания;
  • отмена обеденного перерыва или же запрет на отлучение с рабочего места по необходимости и т.д.

Первым шагом в борьбе с таким сотрудником может быть написание докладной записки, т.к. без письменного составления данного документа доказать ненадлежащее поведение и выявить основы такового, а также разобраться в ситуации с последующими выводами практически невозможно.

Структура и необходимость составления

Основные цели, преследуемые при использовании этого документа на предприятиях:

  • повышение эффективности собственной трудоспособности;
  • урегулирование ситуации;
  • снятие с себя ответственности;
  • защита при ущемлении прав.

Документ не требует каких-либо специальных данных, обширных шапок, множества пунктов. Он называемый полуофициальным, но обязательно должна включать:

  • описание происшествия, его возможные причины, последствия;
  • оценку автора ситуации;
  • рецензии автора: как поступить, кого привлечь к ответственности, кого поощрить и т. д.

Образец составления:

Расположение реквизитов в углу Расположение реквизитов продольно
Наименование структурного подразделения (откуда направляется)

  • Адресат (кому)
  • Докладная записка
  • от _________№____
  • о некорректном поведении
  • ТЕКСТ

Должность / Подпись / Ф.И.О.

  1. Наименование структурного подразделения
  2. (откуда направляется)
  3. Адресат (кому)
  4. Докладная записка
  5. от _________№____
  6. о некорректном поведении
  7. ТЕКСТ

Должность / Подпись / Ф.И.О.

Пример с расположением реквизитов в углу о некорректном поведении («Об оскорблении и нанесении телесных повреждений в рабочее время»):

  • Отдел логистики
  • Начальнику отдела логистики
  • ООО «МЕГА»

Васильеву А.А.

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

Правила составления докладной записки о невыполнении должностных обязанностей – скачать образец при нарушениях инструкции

При выявлении факта выполнения в неполном объеме или полного невыполнения должностных обязанностей специалисты, уполномоченные на составление документации такого рода, оформляют докладную записку.

Для того чтобы бумага была принята работодателем, важно позаботиться о правильности ее написания.

В каких случаях составляется?

Во время осуществления трудовой деятельности один сотрудник может выявить факт невыполнения другим работником своих должностных обязанностей в полной мере.

Для фиксации нарушения трудового договора специалистом, обнаружившим это явление, составляется докладная записка и акт о невыполнении обязанностей.

Главной целью ее оформления является документальное подтверждение несоблюдения трудовой дисциплины.

Примерами таких проступков могут быть:

Кто оформляет при неисполнении работником трудовой инструкции?

Трудовым Законодательство РФ определено, что пожаловаться на сотрудника, нарушающего производственную дисциплину, может любой работник предприятия.

Несмотря на это в большинстве случаев в компании разрабатывается документ, в котором отражается информация о том, какими специалистами должна составляться докладная записка.

В качестве докладчика чаще всего выступают специалисты, занимающие вышестоящие должности. Таковыми могут быть руководители структурных подразделений, сотрудники отдела кадров и т.д.

Как написать на сотрудника, не выполняющего обязанности?

Для составления докладных записок на предприятии могут самостоятельно разрабатываться специальные бланки. Законодательством их унифицированного образца не предусмотрено.

Форма написания бумаги может быть произвольной, при этом в обязательном порядке должна соблюдаться четкая структура оформления.

В докладной необходимо отразить информацию следующего характера:

  • инициалы ответственного лица, которому адресовано послание, его должность;
  • наименование компании;
  • название документа и номер, присвоенный ему согласно хронологической последовательности;
  • сущность замечания — инициалы, должность сотрудника, нарушившего производственную дисциплину, суть и дата совершения проступка;
  • обоснование нарушение — подразумевает указание его квалификации. В данном случае таковой является невыполнение должностных обязанностей;
  • указание последствий, возникновение которых было спровоцировано нарушением установленных трудовых норм;
  • предложение по наложению на сотрудника определенного вида дисциплинарного взыскания (при наличии уже одного взыскания работника можно уволить по ст.81 ТК РФ);
  • проставление инициалов, должностей и подписей докладчика и свидетелей, присутствовавших при оформлении документа.

Докладные записки могут быть нескольких видов. Их классификация зависит от пределов ее использования.

В зависимости от этого выделяют следующие типы докладной документации:

Этот вариант считается более распространенным. Его сущность заключается в том, что бумага такого вида составляется для донесения факта невыполнения своих должностных обязанностей специалисту, занимаемому вышестоящую должность.

Для разработки такой документации в большинстве случаев на каждом предприятии разрабатывается специальная инструкция. Объяснительная вступает в силу только при соблюдении важного условия — в ней должны стоять подписи лиц, являющихся свидетелями нарушения производственной дисциплины.

Отличительной характеристикой документации такого вида является то, что она действует за пределами компании. Получателем внешней докладной может быть представительный орган, занимающийся решением трудовых вопросов или руководитель центрального офиса.

Докладная в этом случае составляется в связи с невыполнением должностных обязанностей работником, занимающим руководящую должность. В обязательном порядке документ заверяется подписями специалистов, принимавших участие в его составлении, и печатью организации.

Скачать образец

Скачать пример докладной записки при нарушении работником своих должностных обязанностей и их невыполнении – word.

Так выглядит образец:

Как написать докладную записку на сотрудника (образец): об отсутствии на рабочем месте, о некорректном поведении, о невыполнении должностных обязанностей и т.д.

Какие документы нужны для фиксации нарушения?

Для увеличения вероятности привлечения нарушителя производственной дисциплиный к ответственности специалист, выявивший факт нарушения и составивший докладную, должен подкрепить ее документами, подтверждающими совершение проступка.

В качестве таковых могут выступать различные доказательства: Как написать докладную записку на сотрудника (образец): об отсутствии на рабочем месте, о некорректном поведении, о невыполнении должностных обязанностей и т.д.

  • неправильным образом составленные нарушителем документы;
  • записи с системы наблюдения, на которых видно, что работник пренебрегает своими должностными обязанностями и т.д.

При наличии таких доказательств факт их присутствия необходимо отразить в докладной. По итогам проведенного расследования работодателем принимается решение о привлечении нарушителя к ответственности.

  • В случае неподтверждения вины, по отношению к работнику не применяются дисциплинарные взыскания.
  • Наличие документации, выступающей в роли доказательства невыполнения должностных обязанностей — необязательное условие для составления докладной.
  • Заключительным этапом оформления решения работодателя считается издание им соответствующего приказа.

Как объявить выговор за ненадлежащее исполнение обязанностей?

Выводы

Первоначальным этапом привлечения сотрудника, нарушившего трудовую дисциплину к соответствующему виду ответственности, является оформление докладной записки.

Выполнением этого действия должен заниматься работник, выявивший факт невыполнения нарушителем должностных обязанностей. В роли такового может выступать специалист, в полномочия которого входит составление документации такого рода.

Докладная должна оформляться в присутствии свидетелей. Их должно быть не менее 2. При наличии бумаг и иных доказательств, подтверждающих факт нарушения производственной дисциплины, таковые прикладываются к документу.

Докладная может составляться даже на лиц, занимающих руководящие должности. Правила, порядки и требования, установленные ТК РФ, распространяются на всех участников трудовых отношений.

Докладная записка: образец 2021 года — как написать докладную на сотрудника

Главная — Организация бизнеса — Кадры — Документы — Докладные записки — Как написать докладную записку

Одним из инструментов передачи информации внутри компании считается докладная записка. Она позволяет довести до сведения конкретного человека необходимые данные, на основании которых принимаются важные решения.

Законодательные основы и виды служебных записок

В России нет единого акта, где были бы закреплены понятия «служебная записка» и «докладная записка», однако есть перечень видов и разновидностей документации, в котором эти термины обозначены.

Они толкуются следующим образом:

  • Служебная записка – сообщение о выполнении какой-либо работы, направленное от одного должностного лица другому.
  • Докладная записка – документ, который адресован руководству фирмы и содержит какой-либо вопрос или предложение, а также выводы.

Также нет единого документа, в котором были бы прописаны сроки составления служебных и докладных записок, однако информация об этом должна содержаться во внутренней документации компании.

Кто, кому пишет докладные записки и в каких случаях применяется

В сознании большинства людей определение докладной записки имеет негативный окрас, поскольку считается, что она может составляться только для дальнейшего дисциплинарного взыскания за:

  • опоздание на работу без уважительной причины;
  • прогул;
  • некорректное общение с коллегами и с руководителем;
  • появление на рабочем месте в нетрезвом виде;
  • ненадлежащее выполнение своих обязанностей;
  • преждевременный уход с рабочего места без веских причин;
  • бездействие, приведшее к последствиям для других сотрудников или для компании.

Но это не все. С ее помощью можно передать работодателю сообщение о ходе работы и ее результатах, оповестить его об отсутствии необходимых трудовых или финансовых ресурсов.

Докладные пишутся руководителями подразделений или отделов. Цель подобных действий – обеспечение вертикальной деловой связи между подразделением и главой организации.

С помощью докладных записок руководитель фирмы узнает о проблемах, существующих в компании.  После их получения стоящий во главе компании человек должен принять решение касательно обозначенного в документе вопроса.

Также руководитель подразделения может написать докладную не только для дисциплинарного взыскания подчиненного, но и с целью получения поощрения со стороны вышестоящего.

В зависимости от содержащейся в документе информации докладные записки бывают следующих видов:

  • Информационная, в которой содержатся данные о результатах проделанной работы, использованных при этом методах и т.д.
  • Отчетная − информирует руководителя о завершении всей работы или конкретного ее этапа, а также о результатах выполнения требований, распоряжений или указаний.
  • Инициативная − составляющий ее сотрудник обращает внимание руководителя на ту или иную проблему подразделения и побуждает решить ее.

Служебные записки пишутся с целью решения конкретных вопросов касательно работы одного сотрудника или всего отдела. их главное отличие в том, что они обеспечивают горизонтальную, а не вертикальную связь. Адресат и адресант служебной записки равны в положениях. Между ними нет прямого подчинения.

В служебных записках делается акцент на определенные проблемы, с которыми составитель не может справиться самостоятельно. Цель данного документа – приковать к проблеме внимание и вынести ее на обсуждение. Работник компании может указать на ту проблему, которая находится в зоне его ответственности.

Правила и рекомендации к оформлению

Внешняя докладная записка заполняется на общем бланке компании и подписывается руководителем. Ее направляют главе конкретного учреждения.

Внутренняя записка отправляется в вышестоящую организацию и оформляется не на бланке, а на листе размера А4.

И тот, и другой тип документа обеспечивают вертикальную связь. Но отличаются  они между собой не только получателем, но и правилами оформления.

Оформление внутренней докладной

Документ должен содержать следующие данные:

  • Название.
  • Полное наименование структурного подразделения.
  • Заголовок к тексту.
  • Сам текст записки, в котором должна содержаться исчерпывающая информация касательно той или иной инициативы, отчета о работе и т.д.
  • Дата составления.
  • Регистрационный номер.
  • ФИО, полное название должности и подпись составителя записки.
  • Информация об адресате.
  • Если есть приложение к записке, информация об этом должна быть в ней указана.

Текст докладной записки может быть разделен на 3 части:

  • Констатирующую, в которой максимально подробно описаны все детали вопроса.
  • Аналитическую, в которой приводятся возможные последствия.
  • Рекомендательную, в которой должны содержаться советы и рекомендации по данному вопросу.

Если документ будет неправильно составлен, его могут признать недействительным и, следовательно, не будут предприниматься действия на основании отмеченной в ней информации.

Скачать образец внутренней докладной записки

Особенности оформления внешней докладной

При ее составлении необходимо указать следующую информацию:

  • Полное наименование организации-получателя, ФИО руководителя, реквизиты компании.
  • ФИО и должность составителя докладной записки.
  • Дату и место написания.
  • Регистрационный номер.
  • Название документа.
  • Изложение информации.
  • Предложения по решению проблемы, если в них есть необходимость. Особенно это касается инициативных записок.
  • Если есть приложения к записке, в ней должна содержаться информация об их наличии и количестве.
  • Дата составления документа.
  • Подпись руководителя, ее расшифровка.

Как уже упоминалось, неправильно составленный документ будет недействительным. Более того, ее составитель может получить взыскание со стороны вышестоящего руководства. Вот несколько советов касательно того, как избежать ошибок в написании докладной:

  • Записка должна иметь четкую структуру.
  • При написании нужно следить за лексикой, не допускать разговорных слов, просторечий, а также оценочных суждений. Записка должна быть составлена в деловом стиле.
  • В записке не должно быть орфографических, синтаксических, пунктуационных, лексических и фактических ошибок.
  • Все представленные в документе предложения по решению проблемы должны носить рекомендательный характер.
  • В записке должна быть представлена исчерпывающая информация касательно того или иного вопроса, но излишняя детализация не нужна.
  • Также не стоит пытаться исказить информацию или скрыть какие-либо важные факты.

Образцы докладных записок

Образцы отличаются в зависимости от того, к какому типу относится записка, с какой целью она составлена, и какая информация в ней содержится.

Самые частые образцы приведены далее.

О невыполнении служебных обязанностей работника

Цель этого документа – довести до сведения руководства информацию о том, что в штате есть сотрудник, некачественно выполняющий свою работу.

Докладная должна состоять из двух частей:

  • Основной, в которой содержится информация касательно ненадлежащего исполнения сотрудником обязанностей.
  • Рекомендательной, в которой составитель докладной предлагает меры, которые могут быть предприняты по отношению к работнику.

Также в документе обязательно должны присутствовать следующие данные:

  • ФИО и должность сотрудника, который плохо выполняет свои обязанности.
  • ФИО и должность составителя записки.
  • Подробная информация о том, как именно сотрудник нарушил правила работы и к каким последствиям это привело.

Информация в записке должна быть представлена в таком порядке:

  • Полное наименование получателя, должность и ФИО руководителя.
  • Название и номер записки.
  • Дата составления.
  • Тип записки. В данном случае это будет докладная записка “О невыполнении должностных обязанностей”.
  • Основное содержание.
  • Рекомендации.
  • Должность, ФИО, подпись составителя.

О нарушении трудовой дисциплины(прогуле)

Эта записка составляется в случае неявки сотрудника на рабочее место в необходимое время без веской причины. При ее составлении порядок данных остается тот же, меняется лишь тип документа.

Прогулом не считается отсутствие сотрудника на работе по причинам:

  • Отъезда в рабочую командировку.
  • Взятия отгула.
  • Выполнения профсоюзной или общественной работы.
  • Наличия дополнительных выходных дней.
  • Нахождения сотрудника в отпуске.
  • Выполнения своих рабочих обязанностей вне территории работодателя.
  • Согласованный с руководителем уход с рабочего места по причине плохого самочувствия.

В этих случаях записка о нарушении трудовой дисциплины не составляется, а при составлении должна быть признана недействительной.

После получения такой докладной записки руководитель может предпринять следующие меры:

  • Выговор.
  • Замечание.
  • Увольнение по статье.

Но зачастую сотрудника просят уволиться из компании самостоятельно.

О некорректном поведении сотрудника

Докладная записка о некорректном поведении сотрудника – это документ, который составляется в следующих случаях:

  • Оскорбительные высказывания в адрес коллег, клиентов или руководства.
  • Грубое и навязчивое поведение.
  • Использование в разговоре ненормативной лексики даже в случае, если она не произносится с целью оскорбления.
  • Грубые и неприятные жесты в адрес руководства организации, ее клиентов или своих коллег.

Порядок представления данных у этого вида записки такой же, как и у предыдущих. Основная информация докладной (не служебной) записки может быть написана по данному образцу:

“Довожу до Вашего сведения, что 03.07.2005 г. оператор отдела логистики, Иванов Сергей Сергеевич употреблял нецензурные, бранные выражения по отношению ко мне. Прошу рассмотреть вопрос о привлечении Иванова С.С. к дисциплинарной ответственности, согласно внутренним правилам организации.

Оператор по логистике Л.Д. Тихонов”

Об отсутствии работника на рабочем месте

Отсутствие – не то же самое, что прогул. Человек мог появиться на работе, а потом покинуть рабочее место без согласования с руководителем.

Документ, информирующий об отсутствии на рабочем месте, мало чем отличается от образца докладной записки о невыполнении должностных обязанностей. Информация представляется в том же виде, что и в упомянутых выше записках.

Ранее упомянуты причины, по которым сотрудник может отсутствовать в организации.

О появлении сотрудника на рабочем месте в состоянии алкогольного опьянения

В образце докладной записки о появлении работника на рабочем месте в состоянии алкогольного опьянения указаны признаки, по которым руководитель определил нетрезвое состояние работника. Это может быть неадекватное и грубое поведение, сильный запах алкогольного напитка или перегара, неустойчивая походка. Также нельзя приносить на рабочее место алкоголь и психотропные вещества.

При наличии этих признаков руководитель обязан написать докладную. Непринятие мер по отношению к этому сотруднику может привести к плохим последствиям. Особенно это касается предприятий, где крайне важно соблюдать технику безопасности.

Заключение

Таким образом, записки отличаются друг от друга по целям составления, информации, которая может быть представлена в этих документах и по адресатам. Они необходимы для обеспечения грамотного функционирования организаций, а также связи между подразделениями и сотрудниками.

(10

Leave a Comment

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *