Переход на УПД не с начала года: универсальный передаточный документ когда можно применять

Понятие универсального передаточного документа (УПД) пришло к нам в 2013 году с подачи ФНС России по согласованию с Министерством финансов. Это форма документа объединяет в себе первичный учетный документ и счет-фактуру, который и формируется на его основе, для целей налогового учета.

Появление УПД стало возможным благодаря вступившему двумя годами ранее в силу закону № 402-ФЗ РФ «О бухгалтерском учете», который давал возможность отказаться от унифицированных форматов первички, закрепляя только заполнение обязательных для нее реквизитов. Наряду с этим на уровне законодательства появилось разрешение вносить в счета-фактуры дополнительные сведения, например, обычно не вносимые туда обязательные реквизиты для первичного учета. Все это сформировало возможность для появления УПД.

Поскольку первичные документы используются и для бухгалтерского, и для налогового учета (вычет НДС возможен только при наличии соответствующей первички), это обеспечило законность применения УПД для обоих видов учета, позволив избежать дублирования данных, большинство из которых повторяются в первичке и СФ. О преимуществах этого мы поговорим ниже.

При переходе на ЭДО продавцу и покупателю необходимо заранее договориться, какими документами обмениваться – УПД или отдельно СФ и первичными документами

Когда можно применять УПД?

Применение УПД не носит обязательный характер, то есть субъект налогообложения может сам выбирать, использовать ли его вообще, или использовать его наряду с традиционными формами. В разъяснениях были описаны ситуации, для которых может быть применен УПД:

  • Отгрузка товаров с/без транспортировки;
  • Передача результатов выполненных работ;
  • Оказание услуг;
  • Посреднические операции;
  • Передача имущественных прав как исключительных, так и по договору лицензионного соглашения.

Для применения УПД организация должна утвердить его использование в учетной политике, а также составить распоряжение руководителя об утверждении бланка УПД.

Бесплатная консультация

эксперта

Переход на УПД не с начала года: универсальный передаточный документ когда можно применять

Что такое «статус УПД»?

Статус в УПД пояснение, поскольку он может использоваться в двух «качествах»:

  • Статус «1» устанавливается, когда УПД используется как первичка и счет-фактура;
  • Статус «2» устанавливается, когда УПД используется только как первичка, только для целей бухгалтерского учета.

Таким образом, статус показывает, какую функцию несет УПД в документообороте. Если при создании УПД по ошибке установлен статус «2», но все обязательные для СФ поля заполнены, то этот УПД можно использовать для подачи на вычет.

УПД со статусом «2» могут использовать:

  • Неплательщики НДС, например, юрлица на упрощенке, так как выставление УПД не обязывает к исчислению и уплате НДС
  • Комиссионеры для отгрузки товаров комитенту

Что включает в себя УПД и как его правильно заполнить?

УПД, как мы уже говорили, состоит из двух частей – первичного документа и счета-фактуры, составленного на его основании. На печатной форме фактурная часть обведена жирной рамкой.

Переход на УПД не с начала года: универсальный передаточный документ когда можно применятьРис.1 Внешний вид УПД

Законодательство при этом настаивает на присутствии в документе следующих данных:

  • Название документа;
  • Название юрлица-составителя*;
  • Дата его составления и номер**;
  • Отображение факта хозоперации;
  • Цена и количество объектов;
  • Подписи с расшифровкой и должностью для идентификации подписантов – ответственного за операции и ответственного за подписание или их заместителей.
  • Основание сделки, если такая информация введена в реализации.

Обязательные поля для УПД со статусом «1»:

  • Платежно-расчетный документ, к которому он составлен;
  • В числе суммы сумма акциза;
  • Налоговая ставка;
  • Цифровой код страны происхождения товара;
  • Краткое наименование страны происхождения товара;
  • Номер таможенной декларации.

*Если бухучет продавца ведется сторонней организацией, то выводятся данные этой организации, также в поле могут быть указаны данные комиссионера. В бумажном УПД есть место для печати, наличие которой не является обязательным условием. А если на печати четко видны данные продавца, то название составителя можно не заполнять.

**От статуса зависит дата и номер УПД. Налоговики предъявляют особые требования к порядку нумерации в счетах-фактурах, а для первички номер не является обязательным реквизитом. Таким образом:

  • Если к реализации ввели СФ, то УПД будет формироваться со статусом «1». При этом дата составления документа и номер УПД будут присваиваться в соответствии с хронологией нумерации счетов-фактур, то есть требованиями налогового учета.
  • Если же СФ нет, то УПД формируется со статусом «2», дата составления документа и номер будут браться из накладной в соответствии с хронологией нумерации первичных документов по правилам бухучета.

Упд – что это за документ в бухгалтерии?

Как мы уже выяснили, УПД может заменять собой и СФ, и первичку, или только первичку: в зависимости от выбранного статуса УПД можно (первый вариант) или нельзя (второй вариант) использовать для подачи на вычет. УПД нельзя использовать только вместо счета-фактуры!

То есть УПД является основанием для:

  • начисления/вычета НДС;
  • подтверждения доходов продавца;
  • подтверждения расходов покупателя.

При получении предоплаты или части оплаты по сделке, а также оплаты за выполнении обязанностей налогового агента, следует выписывать СФ в обычном виде.

Для того чтобы сформировать УПД, достаточно воспользоваться печатной формой в документе реализации.

Переход на УПД не с начала года: универсальный передаточный документ когда можно применятьРис.2 Создание УПД из Накладной

В 1С понятия УПД как отдельного документ не существует, но поскольку УПД исполняет роль счета-фактуры, для завершения цикла работы с использованием УПД необходимо зарегистрировать его, как и обычный счет-фактуру.

Переход на УПД не с начала года: универсальный передаточный документ когда можно применятьРис.3 Выписка СФ

Далее заполнить подписанта УПД в дополнительной закладке.

Переход на УПД не с начала года: универсальный передаточный документ когда можно применятьРис.4 Заполняем подписанта УПД

После всех манипуляций можно использовать печатную форму УПД.

Переход на УПД не с начала года: универсальный передаточный документ когда можно применятьРис.5 Печатная форма УПД

Счет-фактура или УПД: что удобнее?

Каждая компания решает для себя, как удобнее вести свой документооборот – с УПД или без. Важно понимать, что для использования УПД как СФ, документ должен содержать все заполненные реквизиты, обязательные для СФ.

Так как УПД многофункциональный документ, то он позволяет уменьшить документооборот, а составленный в электронном виде – снизит количество транзакций через оператора, то есть уменьшит затраты на ЭДО. Также цифровой УПД позволит всегда иметь пакет оригиналов «на руках».

Быстро внедрим ЭДО для обмена УПД с контрагентами

Существует ли корректировочный УПД?

Как и со счетами-фактурами УПД можно исправить или скорректировать.

Для корректировки, в условиях изменения фактических условий сделки и при наличии согласия контрагента на такую корректировку составляется универсальный корректировочный документ (УКД). Его отличие от первоначального документа заключается в том, что он должен содержать дату, когда контрагент согласился на корректировку или дата, когда получил об этом уведомление.

Если в УПД закралась ошибка, и ее исправили, документ является исправительным – то есть новой версией уже выставленного документа. При этом его исправление будет зависеть, во-первых, от статуса и, во-вторых, от того, какие именно показатели в документе необходимо исправить.

  • Если в УПД со статусом «1» ошибка допущена в части и счета-фактуры, и первички, которые для счета-фактуры квалифицируются как грубые, мешающие налоговикам провести проверку, то необходимо в дополнительной строке указать дату и номер исправления.
  • Если ошибки в части счета-фактуры не являются грубыми или находятся только «на территории» первичного документа, то УПД исправляется только как первичный документ. Для акцента на исправление рекомендуется поменять статус на «2», вне зависимости от первоначального. При этом ни руководитель, ни главбух не обязаны его подписывать. Соответственно, такой УПД не регистрируется.
  • Если УПД со статусом «2» был исправлен, соответственно, в части первичного учетного документа, производятся те же действия, что и в предыдущем пункте, но СФ в этом случае на основании исправленных данных рекомендуется выставить отдельно.

Отметим, что дата признания в налоговом учете определяется фактической датой осуществления сделки, и не зависит от даты исправления документа.

Сроки оформления универсального передаточного документа

Как и любой первичный документ, УПД должен быть составлен во время или сразу же после совершения любой хозяйственной операции. Это эталонная ситуация, которая не всегда «срабатывает».

В рекомендуемой форме УПД выделяют три даты:

  1. Дата составления документа;
  2. Дата реального совершения сделки;
  3. Дата получения/приемки.

Поскольку к дате выставления счетов-фактур законодательство предъявляет особые требования в связи с необходимостью зафиксировать момент определения налоговой базы и момент возникновения права на вычет, разберемся в этом параметре поподробнее.

  • Когда все три даты будут совпадать, с датой определения налоговой базы по НДС вопросов не возникнет.
  • Если первые две даты совпадают, то эта дата станет датой определения налоговой базы, а датой определения налоговой базы для работ станет дата подписания акта сдачи-приемки работ заказчиком.
  • Если УПД составили до или после отгрузки, то датой определения налоговой станет дата реального совершения сделки, а для работ – дата приемки.

В любом случае, право на вычет возникнет у покупателя при наличии УПД, но не ранее даты получения товара или даты приемки работ.

Чем бумажный документ УПД отличается от электронного?

Приказ ФНС от 24.03.2016 № ММВ-7-15/155@ утвердил формат УПД, после чего появилась возможность оформлять УПД в электронном виде. Выглядит он так же как бумажный, и как и у бумажного, каждый вид электронного УПД имеет свои обязательные поля, а также требования к подписанию:

  • СЧФ – счет-фактура, подписывается только продавцом;
  • СЧФДОП – универсальный передаточный документ (счет-фактура и первичный документ), подписывается продавцом и покупателем;
  • ДОП – первичный документ, подписывается продавцом и покупателем.

Для УПД статуса «1» используются все три формата, для УПД статуса «2» – второй и третий.

Переход на УПД не с начала года: универсальный передаточный документ когда можно применятьРис.6 Применение УПД с разными статусами

Читайте также:  Геодезические приборы, оборудование, инструменты.

Электронный УПД может быть:

  • Односторонний, один xml-файл, содержащий информацию и подписи продавца;
  • Двусторонний, два xml-файла, где один файл содержит информацию и подписи продавца, второй файл содержит информацию и подписи покупателя.

Подписывать электронный УПД может лицо, уполномоченное на подписание СФ и первички. Если такими полномочиями наделены разные сотрудники, то подписей должно быть несколько – по одной от каждого уполномоченного лица.

В электронных УПД обязательно корректно указывать статус лица, подписывающего документ:

  1. Сотрудник продавца;
  2. Сотрудник организации, составившей файл продавца;
  3. Сотрудник иной уполномоченной организации; при использовании этого статуса также необходимо заполнить поле «Основание полномочий (доверия)»
  4. Уполномоченное физическое лицо (в том числе ИП).

От выбранного статуса зависит информация в поле «Основание полномочий».

Существенные отличия бумажной и цифровой версии УПД кроются в преимуществах использования электронного документооборота вообще, а не конкретно этой формы документа.

Хотя использование УПД при электронном обмене через оператора позволяет снизить количество пакетов документов, пересылаемых по телекоммуникационным каналам связи, а значит снижает затраты на оплату транзакций у оператора.

При этом цена использования электронного документооборота сама по себе несопоставима с затратами, которых требует бумажный документооборот: расходники для принтера, бумага, оплата курьера или почты, не говоря уже о трудозатратах, – из всего этого складываются внушительные суммы.

А если учесть, что система ЭДО сокращает время отклика, снижает ошибки, гарантирует наличие актуальных документов, и при этом обмен защищен «со всех сторон», отличия электронного УПД от бумажного становятся очевидными.

Наша компания специализируется на построении систем ЭДО, поэтому мы с радостью поможем вам внедрить безбумажный документооборот, а также предложим максимально выгодные условия обмена за счет применения собственной технологии WA:ЭДО, которая позволяет существенно сэкономить на стоимости исходящих документов. Наша компания является агрегатором операторов ЭДО и помогает настроить отправку документов самым выгодным способом. Технология обладает рядом преимуществ и дополнительных возможностей, например, вы сможете работать в едином интерфейсе с операторами 1С-ЭДО и Контур.Диадок без роуминга, а также получите доступ к расширенной функциональности ЭДО. Технология доступна для внедрения на территории компании. Наши специалисты готовы в любой момент рассказать обо всех преимуществах технологии и продемонстрировать, как работает сервис.

Универсальный передаточный документ (УПД)

УПД — это универсальный передаточный документ. Его особенность — многофункциональность, благодаря которой можно заметно уменьшить объем документооборота.

Бумажный УПД: применение и оформление

На бумаге его можно использовать вместо:

  • пакета «счет-фактура + первичный документ»;
  • первичного документа.

С помощью УПД можно оформить:

  • поставку товаров, услуг или работ;
  • передачу имущественных прав.

Вы сами выбираете, что вам больше подходит, исходя из своих бизнес-процессов и документооборота. УПД является основанием для налогового и бухгалтерского учета, о чем говорится в письме ФНС от 21.10.

2013 № ММВ-20-3/96@. Закон не обязывает использовать универсальный передаточный документ вместо товарной накладной, акта или пакета документов, включающего счета счет-фактуру и первичный учетный документ.

Письмо ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@ предлагает использовать форму УПД, которая может быть дополнена реквизитами по вашему желанию.

Переход на УПД не с начала года: универсальный передаточный документ когда можно применять

Электронный УПД: универсальный формат для трех типов документов

Возможность составить УПД в электронном виде появилась благодаря формату, утвержденному Приказом ФНС от 24.03.2016 № ММВ-7-15/155@. Формат электронного документа применяется шире, чем бумажный УПД. Пользователь сам выбирает, какие реквизиты заполнить и какую функцию выбрать для файла электронного документа, которая и определит тип полученного документа:

  • СЧФ — счет-фактура;
  • СЧФДОП — универсальный передаточный документ;
  • ДОП — первичный документ, например, накладная или акт.

Составитель документа заполняет обязательные реквизиты в зависимости от выбранной функции, ведь для счета-фактуры и первичных документов они разные.

Документы с функциями СЧФДОП (УПД) или ДОП (первичный документ) подписывают и отправитель, и, как правило, получатель. Акт по длящимся услугам часто не подписывается получателем, так как считается, что услуга принята в момент ее оказания.

  • Документ с функцией СЧФ (счет-фактура) подписывает только отправитель — продавец.
  • XML-структура документа в формате по приказу ФНС № 155
  • XML-структура документа в формате по приказу ФНС № 820
  • Электронные документы экономят ваше время и ресурсы
  • Перехожу на ЭДО

Как заполнять электронный файл документа, зависит от его функции

Функция — СЧФ

Реквизиты, которые необходимо заполнить, определены п. 5 ст. 169 НК РФ:

  1. порядковый номер документа, число, месяц и год его формирования;
  2. название, адрес, ИНН обеих сторон сделки;
  3. названия и адреса отправителя и получателя груза;
  4. номер документа, который фиксирует аванс в счет предстоящих поставок;
  5. состав поставки, если возможно — единица измерения содержимого;
  6. количество содержимого поставки в единицах измерения, названных ранее; валюта;
  7. цена за единицу измерения поставки, не учитывая налог (исключение — государственная регулируемая цена, включающая налог);
  8. стоимость поставки или имущественных прав без налога;
  9. акциз, где это необходимо;
  10. налоговая ставка;
  11. налог для покупателя по действующим налоговым ставкам;
  12. стоимость поставки с учетом налога;
  13. страна происхождения товара;
  14. номер таможенной декларации;
  15. код вида товара по единой Товарной номенклатуре внешнеэкономической деятельности Евразийского экономического союза для товаров, вывезенных за пределы РФ на территорию Евразийского экономического союза.

В электронном формате появляется новое обязательное для заполнения поле — название субъекта, составившего файл продавца. Если продавец и составитель — разные субъекты, то второй заполняет поле «Основание, по которому экономический субъект является составителем файла обмена счета-фактуры (информации продавца)». Это важно для аутсорсеров и агентов.

Функция — ДОП

В файле документа нужно заполнить реквизиты, названные в ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»:

  1. название документа;
  2. число, месяц, год его создания;
  3. экономический субъект, который сформировал документ;
  4. суть сделки;
  5. сумма или объем поставки;
  6. ФИО и подписи ответственных лиц.

Функция — СЧФДОП

  1. В файле документа должны быть все сведения, перечисленные выше.
  2. Переход на УПД не с начала года: универсальный передаточный документ когда можно применять
  3. Наши эксперты 24/7 помогают разбираться в вопросах ЭДО
  4. Подключиться к Диадоку

Особенности формата

Если он используется как ДОП или СЧФДОП:

  • Может иметь два наименования. Одно — официальное по факту хозяйственной жизни. Второе — о котором договорились контрагенты.
  • Есть специальные поля для сведений о перевозчике.
  • Требует подписи со стороны покупателя уполномоченным лицом, которое отвечает за оформление первичных документов.

Для всех типов документов

  • Можно внести любые дополнительные сведения: вид операции, информация для участника документооборота, дополнения об участниках сделки.
  • Сведения об участниках сделки содержат поля:
  • код ОКПО;
  • структурное подразделение;
  • информация для участника документооборота;
  • для ИП — ИНН, реквизиты свидетельства о государственной регистрации, ФИО; для ЮЛ — наименование, ИНН, КПП; для иностранного лица, которое не стоит на учете в налоговых органах, — название и другие сведения;
  • адрес;
  • контактные сведения (номер телефона, e-mail);
  • банковские реквизиты.
  • Блок «Подписант» включает четыре атрибута: «Область полномочий», «Статус», «Основание полномочий (доверия)», «Основания полномочий (доверия) организации».

«Область полномочий» обязательна для заполнения, выбирается нужное.

Области полномочий подписанта-продавца 

Переход на УПД не с начала года: универсальный передаточный документ когда можно применять

Области полномочий подписанта-покупателя

Переход на УПД не с начала года: универсальный передаточный документ когда можно применять

  • Поле «Статус» заполнять обязательно. Можно указать:
  • 1 — сотрудник продавца; 2 — сотрудник организации, составившей файл продавца; 3 — сотрудник иной уполномоченной организации;
  • 4 — уполномоченное физическое лицо (в том числе ИП).

От выбранного статуса зависит информация в поле «Основание полномочий». Для 1, 2 и 3 это «Должностные обязанности» или другие основания полномочий. Для 4 — основания полномочий, например, доверенность, дата, номер.

Поле «Основание полномочий (доверия)» заполняется, только если статус подписанта — 3.

Обязательно указать, кто подписывает файл документа: физическое лицо, ИП или представитель юрлица. Для физического лица обязательны к заполнению лишь фамилия и имя, для ИП — ИНН, фамилия и имя, а для представителя юрлица — ИНН юрлица, должность, фамилия и имя.

Подписантов может быть несколько.

Переходим на УПД вместе

Универсально передаточный документ (УПД) появился четыре года назад, но до сих пор часть компаний откладывают переход на новую форму документооборота. Главный бухгалтер компании «ИнфоСофт» Нина Казачкова рассказала, почему нужно использовать УПД уже сегодня.

Переход на УПД не с начала года: универсальный передаточный документ когда можно применять
УПД действует с октября 2013 года, его ввело и узаконило письмо ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@. С тех пор этим документом можно и, как подчеркнул эксперт «ИнфоСофт», нужно пользоваться. С помощью УПД можно оформить поставку товаров, услуг и работ, а также передачу имущественных прав. Форма УПД Переход на УПД не с начала года: универсальный передаточный документ когда можно применять

У нововведения есть как плюсы, так и минусы. Из положительных моментов — сокращается количество документов, которые мы получаем при передаче или получении товара/услуги.

– При покупке или передаче товара мы используем документ ТОРГ-12, – рассказывает Нина Казачкова. – Если организация работает с НДС, то ей обязательно нужно выписать счет-фактуру. То есть нужно передать два физических документа, которые сами по себе говорят, что я передаю один и тот же товар. Универсальный передаточный документ объединил счет-фактуру и ТОРГ-12/Акт об оказании услуг.

Переход на УПД исключает путаницу в документах

В УПД появилась подпись ответственного лица, подтверждающего факт сделки. Раньше было «груз отпустил» и «груз получил», сейчас добавилась подпись, подтверждающая факт хозяйственной жизни. Появление новых граф для подписи немного усложнило работу, но в то же время это исключает фиктивные сделки.

Несмотря на то, что переход на новый документооборот не требует особых трудозатрат, а также, что законодатель призывает нас перейти на УПД, предприниматели не спешат уходить от привычной схемы.

Но специалист «ИнфоСофт» уверен, что скоро ситуация может кардинально измениться.

В Фирме 1С уже есть негласное правило использовать УПД, а как многим известно, Фирма 1С всегда первой узнает о грядущих изменениях:

– Сейчас при электронном документообороте (ЭДО) у нас возникают различные проблемы. При отправке актов об оказании услуг, участились случаи, что документ по каким-то техническим причинам не уходит, но в случае, когда проставить УПД, он уходит очень хорошо.

Когда мы стали разбираться с оператором ЭДО, они нам сказали, что это негласное правило 1С. Я предполагаю, что в ближайшее время нас обяжут перейти на УПД, волна уже пошла. Сейчас нам диктуют правила, что электронный документооборот должен увеличиваться. Я только поддерживаю это, зачем нам эти бумаги, если есть возможность электронного обмена.

1С как всегда своевременно внедряет изменения, о которых многие еще даже не знают.

Как перейти на УПД?

Для того, чтобы осуществить переход на УПД, компания должна решить несколько вопросов.

Утвердить форму передаточного документа. Для этого можно взять в качестве шаблона официальную форму, доведенную Письмом ФНС от 21.10.2013 N ММВ-20-3/96@.

Читайте также:  Можно ли подать в суд на банк за постоянные звонки: порядок действий, образец иска, как выиграть дело

При необходимости официальную форму можно доработать под свои конкретные потребности и дополнить реквизитами.

Важно при этом, чтобы все обязательные реквизиты, предусмотренные законодательством, были в таком документе. Официальная форма их содержит.

Организовать работу структурных подразделений компании с передаточным документом.

Здесь можно разработать регламент работы, оформления, хранения таких документов (можно обойтись и без регламента, разработав памятку для сотрудников или подготовив соответствующие инструкции).

Установить, в каких случаях при оформлении хозяйственных операций должны использоваться универсальные передаточные документы.

Решения компании следует отразить в учетной политике

После того, как внутриорганизационные вопросы решены, в адрес основных контрагентов рекомендуется направить уведомление о переходе на УПД.

Оно носит исключительно информационный характер и ни к чему не обязывает.

Но его лучше направить, чтобы заблаговременно подготовить контрагентов к новому порядку взаимодействия и при наличии разногласий решить все имеющиеся вопросы. Письмо можно подготовить в произвольной форме.

К использованию в расчетах передаточных документов можно перейти и по уже заключенным и исполняющимся договорам. Но здесь может потребоваться оформление дополнительного соглашения к договору.

Нередко в условиях договора стороны предусматривают, что расчеты осуществляются на основании счетов-фактур, ТОРГ-12 и акта об оказании услуг.

При наличии таких условий в договорах компании, по которым компания хочет начать применять УПД, в адрес контрагента следует направить дополнительное соглашение с предложением изменить данные условия.

Можно ли начать применять универсальный передаточный документ с середины года?

– Нормативно мы применяем учетную политику в начале года. В ней главный бухгалтер задает себе правила ведения учета по стандартам бухгалтерского учета, – отвечает на вопрос Нина Казачкова. – Выбираем способ учета и документы, которыми мы будем пользоваться в рабочем процессе. Если я там написала акт, то по логике я должна целый год проработать на акте.

Но есть статья [Консультация эксперта, УФНС России], которая гласит, какие изменения в законодательстве могут проходить в течение года, УПД является таким же изменением. Если я приняла решение перейти на УПД в феврале или в любое другое время, я могу внести изменения в учетную политику, не переписывать ее полностью, а именно сделать изменение.

Это нам по закону можно.

Небольшие трудности перехода есть, и одним взмахом волшебной палочки не перейдешь, но это можно сделать, и чем быстрее, тем лучше

Образец УПД 2021 года

Форма универсального передаточного документа менялась уже несколько раз. Последний — 1 июля 2021 года. После последних изменений в документе появилась графа строка 5а «Документ об отгрузке N п/п», графа «Код вида товара», поле для дополнительной подписи, поменялись названия строки 8 и графы 11.

Бланк, правила и пример заполнения актуальной в 2021 формы УПД — на этой странице. Также мы разберем, что писать в каждом поле документа.

Упд с 1 июля 2021 года: изменение

С 1 июля 2021 года счет-фактура дополнен новой строкой 5а «Документ об отгрузке N п/п». В этой строке надо указать сведения о документе об отгрузке товаров. Плательщики НДС применяют счет-фактуру либо универсальный передаточный документ, но соответствующие изменения в форму УПД не внесены.

Дело в том, что форма УПД является рекомендуемой. В связи с этим ФНС России разъяснила, что если плательщик НДС использует УПД со статусом «1«, то с 1 июля следует дополнить указанную форму строкой 5а счета-фактуры (письмо ФНС России от 17.06.2021 № ЗГ-3-3/4368@).

Переход на УПД не с начала года: универсальный передаточный документ когда можно применять

Не знаете, как заполняется форма. Нужен пример заполнения и пояснения, что в каком поле указывать? Все это есть ниже.

Скачайте образец заполнения УПД:

Электронный УПД

Если в компании используют электронный документооборот, УПД можно отправлять в электронном варианте. В отличие от бумажной версии, он имеет три функциональных значения:

  • cчeт-фактура,
  • cчeт-фактура c расширенным набором реквизитов,
  • первичный учетный документ для оформления фактов хозяйственной жизни.

МойСклад позволяет быстро обмениваться данными с системами электронного документооборота. У сервиса есть интеграции с популярными ЭДО: Такском, ЭДО Лайт, 1С Клиент ЭДО и другими. Начните работать прямо сейчас — это бесплатно!

Всем ли нужно в УПД указывать идентификатор государственного контракта в 2021 году?

Идентификатор государственного контракта в счетах-фактурах и УПД нужен, чтобы налоговой было проще контролировать отгрузку товаров (работ, услуг) в счет полученных из федерального бюджета авансовых средств.

Если вы не знаете, что писать в новой строке, то, скорее всего, вам и не понадобится ее заполнять. Строка 8 заполняется только в том случае, если вы работаете с госконтрактом, которому присвоен уникальный идентификатор.

Если у вашего контракта нет такого реквизита, то и в УПД идентификатор госконтракта указывать не нужно: в поле ставится прочерк.

Как заполнить универсальный передаточный документ

Федеральный закон № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» упростил формы первичных учетных документов (ПУД), но определил перечень обязательных реквизитов для них (ст. 9 402-ФЗ), каждый факт хозяйственной жизни подлежит обязательному оформлению.

Реквизитами ПУД являются:

  • наименование;
  • дата составления;
  • наименование экономического субъекта составителя;
  • содержание факта операции;
  • величина измерения операции в натуральном и (или) денежном измерении (с указанием единиц измерения);
  • наименование должности лица, совершившего сделку, операцию и ответственного за правильность ее оформления;
  • подписи лиц с указанием фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для их идентификации.

Бланк универсального передаточного документа разработан ФНС на основе требований закона о бухгалтерском учете № 402-ФЗ и Постановления Правительства № 1137 и предложен к применению письмом ФНС России от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@. Правила, по которым происходит заполнение УПД, актуальны для поставки товаров и выполнения работ (услуг).

С учетом специфики первичных деловых бумаг видно, какие формы объединяет УПД — его используют вместо:

  • товарной накладной;
  • счета-фактуры;
  • акта приемки-сдачи работ (услуг).

Разработанный ФНС бланк является рекомендованным. Организация вправе разработать собственный и утвердить его в учетной политике. Важно соблюдать правила заполнения УПД в 2021 году и использовать все перечисленные выше обязательные реквизиты.

В некоторых российских регионах действуют особые требования к заполнению универсального передаточного акта, установленные местными нормативными актами. К примеру, в Башкирии с 01.12.

2020 установлено, чтобы стороны сделки заполняли УПД по форме, в которой есть специальная графа 10б, в которой указывают регион происхождения российского товара.

Если поставляется иностранная продукция, графа 10б не заполняется.

Переход на УПД не с начала года: универсальный передаточный документ когда можно применять

Кто использует УПД

Универсальную первичку вправе применять любые организации, и ИП, и даже бюджетники. Нет никакой разницы, какой режим налогообложения применяет экономический субъект. Организационно-правовая форма, как и форма собственности, тоже не имеет значения. Используйте УПД при оформлении операций:

  1. Реализация (товаров, услуг, работ).
  2. Передача имущественных прав по собственным активам компании.
  3. Оформление сделок в части посреднических операций.

Перечень операций и сделок содержится в письме ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@. УПД содержит реквизиты счета-фактуры, применять его разрешено организациям и ИП на любых формах налогообложения.

Организации и ИП, не являющиеся плательщиками НДС, не обязаны уплачивать этот налог при применении формы УПД. Для организаций, которые находятся на общей системе налогообложения, УПД так же, как и счет-фактура, дает возможность зачета входящего НДС при уплате в бюджет.

Важно правильно использовать статусы «1» или «2»:

  • 1 — если нужно, чтобы документ заменял и счет-фактуру, и первичку;
  • 2 — счет-фактуру УПД не заменяет, является только заменой первичного документа.

Универсальные передаточные документы

Универсальный передаточный документ (УПД) — специально разработанный бланк, объединяющий в себе первичный документ для целей бухучета и счет-фактуру. Зачем разработали бланк УПД? Кто и когда может его применять? Как его заполнить? Ответы на эти и другие вопросы вы найдете в материале далее.

Реализация товаров у плательщиков НДС, как правило, сопровождается оформлением двух документов:

При этом содержание перечисленных документов в основном идентично. Ведь накладные (ТОРГ-12, товарно-транспортная накладная Т-1) или акты и счет-фактура дублируют содержание хозяйственной операции. А это увеличивает как временные, так и финансовые затраты на оформление, учет, хранение, поиск и анализ первичных учетных документов.

Форма счета-фактуры утверждена постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137. А в п. 9 Правил заполнения счета-фактуры, содержащихся в том же постановлении, говорится о возможности добавления строк или граф для дополнительной информации.

Налоговый кодекс тоже не содержит запретов на дополнение этого документа. Также еще с 2013 года любая организация может разрабатывать собственные первичные документы для целей бухучета (п. 4 ст. 9 закона № 402-ФЗ).

В связи с этим налоговики решили упростить процедуру оформления документации для продавцов и предложили единый документ на базе счета-фактуры.

ВАЖНО! Применение этого документа может осуществляться по выбору организации. Он не является обязательным, он только призван облегчить труд бухгалтеров и уменьшить затраты организаций.

Какой документ предложила ФНС?

Свое предложение ФНС оформила в письме «Об отсутствии налоговых рисков при применении налогоплательщиками первичного документа, составленного на основе счета-фактуры» от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@, где рекомендовала налогоплательщикам к использованию форму универсального передаточного документа (приложение № 1).

Этот документ включает все необходимые реквизиты, обязательные как для первичного учетного документа, так и для счета-фактуры.

Налогоплательщик вправе применять его как для целей бухгалтерского учета, так и для целей налогообложения по НДС, а также по иным налогам.

УПД, оформленный поставщиком, для покупателя является одновременно основанием как для вычета НДС, так и для подтверждения расходов по налогу на прибыль.

Если организация принимает решение об использовании УПД в своем документообороте, то ей необходимо учесть ряд организационных моментов, а также привести в соответствие рекомендуемый бланк с актуальной формой счета-фактуры.

Читайте также:  Журнал регистрации приказов по основной деятельности. Образец 2021 года

Как перейти на УПД? Как правильно его заполнять? Когда обязательно применение счета-фактуры, а не УПД? Ответы на эти и другие вопросы детально разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе К+ и бесплатно переходите в Путеводитель.

Соответствие УПД и счета-фактуры

Статья

Универсальный передаточный документ (УПД) заменяет счет-фактуру и передаточный документ: товарную накладную, акт. Порядок заполнения и образцы – ниже.

УПД приравнивается одновременно и к первичке, и к счету-фактуре. УПД содержит в себе элементы:

  • счета-фактуры
  • товарной накладной;
  • товарного раздела товарно-транспортной накладной;
  • накладной на отпуск материалов на сторону;
  • акта о приеме-передаче объекта основных средств.
  • Содержание материала:
  • когда можно применять УПД; правила заполнения; статус УПД; образец заполнения; сколько хранить;
  • электронный универсальный передаточный документ
  • Когда можно применять универсальный передаточный документ (УПД)

УПД могут использовать все организации и предприниматели. Даже те, что применяют спецрежим и не платят НДС. Таким компаниям не нужно заполнять графу 7 со ставкой налога и 8 с суммой НДС. 

При помощи УПД можно оформлять отгрузку товаров, услуг. Бланк можно использоватьд ля посреднических операций и при отгрузке товаров на экспорт – экспортеры обязаны выставлять счета-фактуры, а УПД со статусом 1 является ее полноценной заменой.

Компания вправе составить УПД одновременно на товары и услуги. Такой вывод есть в  письме ФНС от 23 сентября 2016 г. № ЕД-4-15/17910. Сложностей не будет, если за товары и услуги отвечает один человек. Но часто за отгрузку товаров и оказание услуг отвечают разные работники. Например, если кладовщик подписывает первичку на отгрузку, а за услуги отвечает менеджер или технический специалист.

Единый УПД лучше составлять, только если за товары и услуги отвечает один сотрудник, товары отгружены и услуги оказаны. В других случаях лучше не объединять в УПД товары и услуги. Безопаснее оформить на услуги отдельный УПД или акт и счет-фактуру.

При получении аванса составлять УПД нельзя. Для вычета НДС с аванса выставляйте и просите у поставщиков счета-фактуры. Применять универсальный передаточный документ в этой ситуации нельзя. Случаи, в которых можно оформлять вместо счета-фактуры УПД перечислены в приложении 2 к письму ФНС от 21 октября 2013 г. № ММВ-20-3-96.

По одному договору можно вперемешку оформлять и УПД, и накладные

На отгрузку одной партии продукции можно оформить товарную накладную, а на другую в рамках того же договора — универсальный передаточный документ. Это не повлияет на учет НДС и расходов. Такой вывод сделали специалисты ФНС в письме от 27 мая 2015 г. № ГД-4-3/8963.

Форма УПД — рекомендательная. Поэтому можно выдавать и его, и накладные, в том числе в рамках одного договора.

Но чтобы исключить хаос в документообороте, закрепите такой способ оформления отгрузок в учетной политике по НДС и в договоре с контрагентом. Это также заранее исключит вопрос налоговиков: почему по одному договору у вас разные формы первички? Но даже если у вас не будет оговорки о смешанном способе оформления отгрузок, инспекторы не вправе снять вычеты и расходы.

Правила заполнения УПД

Ниже – образец заполнения УПД, который поможет проверить документ. Красным цветом мы выделили реквизиты, ошибки в которых опасны. Из-за них инспекторы могут снять расходы и вычеты. Желтым цветом показали реквизиты, ошибки в которых не обязательно, но желательно исправить. Все остальное- зеленый. На правку этих данных можно не тратить время. 

Карта рисков универсального передаточного документа (УПД)

Строки 1–7 и графы 1–11 заполняйте по тем же правилам, что и счет-фактуру. Нумеровать УПД лучше наряду с обычными счетами-фактурами. Например, если компания выписала счет-фактуру с номером 55, то следующему УПД на отгрузку можно присвоить номер 56.

В строке 8 укажите реквизиты договора с покупателем. Там же можно вписать данные о доверенности, по которой поставщик передал товары представителю покупателя (см. образец заполнения УПД ниже)

В строке 9 зафиксируйте данные о перевозке товаров: реквизиты транспортной накладной, путевых листов или других документов. Можно также указать массу груза. Но это не обязательно.

В строке 11 укажите дату отгрузки, оказания услуг, передачи заказчику результатов работ. Возможно, поставщик не заполнит этот реквизит. Тогда будет считаться, что он отгрузил товары или оказал услуги на дату, указанную в строке 1  документа.

В строке 12 поставщик приводит сведения об отгрузке, дает  ссылки на сертификаты соответствия или другие документы, которые являются приложениями к  документу.

В строке 16 покупатель ставит дату, когда получил товары, принял услуги или работы. Строку 17 заполняет также покупатель. Здесь он может указать, например, что компания выявила некачественные товары.

В строке 10 документа ставит свою подпись работник поставщика, который отгрузил товары. Также документ заверяет ответственный за оформление этой хозяйственной операции в строке 13. Если это тот же работник, то можно указать его Ф.И.О. и должность, а подпись не ставить.

Строки 15 и 18 предназначены для покупателя. В строке 15 ставит подпись сотрудник, который получил товар, в строке 18 – ответственный за оформление операции. Если ответственным за оформление документа является работник, который получил товары, в строке 18 опять же можно указать только его Ф.

И.О. и должность.

В строке 14 укажите название компании, которая отгружает товары, оказывает услуги или выполняет работы. В строке 19 нужно привести наименование покупателя или заказчика.

Подтвердит ли УПД без печати расходы и вычеты? Ответ зависит от того, требует ли ваш договор с поставщиком наличия печати в первичке.

Допустим, по договору печать в УПД необязательна. Тогда ваша компания имеет право учесть расходы и принять к вычету НДС. Ведь печать не является обязательным реквизитом первички и счета-фактуры (ст.

9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, подп. 5, 5.1 ст. 169 НК РФ). Это подтверждают в ФНС России (приложение № 3 к письму от 21 октября 2013 г. № ММВ-20-3/96, письмо от 13 января 2016 г.

№ СД-4-3/105).

Теперь предположим, что по договору поставщик должен заверять первичку печатью. Тогда списывать расходы по УПД без печати опасно. Чтобы снизить риски, возьмите у поставщика письмо, что он отказался от печати. Или уберите из контракта оговорку о печати, заключив дополнительное соглашение.

  1. Статус УПД
  2. Отдельно остановимся на статусе УПД. Документ может иметь два статуса, один из которых проставляется в верхнем левом углу формы:
  3.  «1» – документ используется как гибрид счета-фактуры и передаточного документа;
  4. «2» – документ используется только в качестве передаточного документа.

Можно не переделывать УПД, если поставщик заполнил обе его части, но вместо статуса 1 поставил 2. Ошибка в этом реквизите не мешает покупателю учесть расходы и заявить вычет.

Дополнительные реквизиты

В универсальный передаточный документ реквизиты можно добавлять так же, как в счет-фактуру. Ведь УПД — это тот же счет-фактура, но совмещенный с первичкой.

ФНС когда-то разъясняла в ответе на частный запрос, что дополнительные реквизиты надо приводить за пределами рамки, которая отделяет счет-фактуру от первички (письмо ФНС России от 23 декабря 2015 г. № ЕД-4-15/22619). Но как мы выяснили, сейчас специалисты ФНС не запрещают приводить данные и внутри рамки. Такой вывод следует из  письма ФНС от 17 августа 2016 г. № СД-4-3/15094.

  • УПД образец заполнения скачать >>
  • Образец заполнения УПД на услуги
  • Образец заполнения универсального передаточного документа на товары

Электронный УПД

УПД можно оформлять не только на бумаге, но и в электронном виде. Электронный формат УПД утвержден приказом ФНС России от 24 марта 2016 г. № ММВ-7-15/155.

Налоговики и раньше, в письме от 6 февраля 2014 г. № ГД-4-3/1984 разрешали оформлять документ в электронном виде.

При этом они сделали оговорку, что документ обязательно должен соответствовать требованиям Федерального закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ.

При передаче УПД в электронном виде следует использовать усиленную квалифицированную электронную подпись.

Сколько хранить УПД

Универсальный передаточный документ представляет собой гибрид счета-фактуры и передаточного документа, он также может использоваться в качестве первичного учетного документа. При этом сроки хранения для счетов-фактур и первички различаются.

Так, данные бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, нужно хранить в течение четырех лет (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ).

При этом в некоторых случаях этот срок может увеличиваться. Например, пунктом 6 статьи 171 Налогового кодекса предусмотрено восстановление «входного» НДС, ранее принятого к вычету по недвижимости, в случае если данные объекты в дальнейшем используются фирмой для ведения операций, освобожденных от налогообложения.

Налог восстанавливается равными долями в течение 10 лет с года, в котором наступил момент, указанный в пункте 4 статьи 259 Налогового кодекса РФ (начало начисления амортизации). Сумма налога, подлежащая восстановлению, учитывается в составе прочих расходов.

По общему правилу при восстановлении налога на добавленную стоимость в книге продаж бухгалтеру следует зарегистрировать тот счет-фактуру, на основании которого налог ранее был принят к вычету. Он регистрируется на сумму восстановленного налога на добавленную стоимость (п. 14 Правил ведения книги продаж, утвержденных постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137).

Получается, что в данном случае хранить счета-фактуры нужно довольно долго.

Напомним, что первичные учетные документы следует хранить как минимум пять лет после отчетного года (п. 1 ст. 29 Закона № 402-ФЗ).

Однако в целях налогового учета главой 25 Налогового кодекса РФ предусмотрен механизм переноса убытка на будущее. Согласно статье 283 Налогового кодекса РФ, перенос убытка на будущее допускается в течение 10 лет, следующих за тем налоговым периодом, в котором получен убыток.

При этом организация обязана хранить документы, подтверждающие объем полученного убытка, в течение всего срока, когда она уменьшает налоговую базу на суммы такого убытка.

Подробнее: http://www.glavbukh.ru/art/21239-universalnyy-peredatochnyy-dokument-upd#ixzz4QL7PBBvF

Leave a Comment

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *