Изменение условий в трудовом договоре в 2021 году

Изменение существенных условий трудового договора (ТК РФ, ст. 72) осуществляется при заключении между нанимателем и работником допсоглашения, которое становится неотъемлемой частью рабочего соглашения. Инициировать их вправе как сторона нанимателя, так и работник.

Изменение определенных сторонами условий трудового договора допускаются тогда, когда они не ущемляют права и не снижают уровень гарантий работникам, в сравнении с теми, которые установлены трудовым законодательством.

Изменение существенных условий трудового договора происходит:

  • по воле сотрудника;
  • по воле нанимателя;
  • по причинам, которые не зависят от желания сторон.

Глава 12 ТК РФ определяет список обстоятельств, при которых можно редактировать имеющийся трудовой договор:

  • перевод в иное подразделение по согласию сотрудника;
  • изменение договора из-за сменившихся рабочих условий;
  • новый собственник предприятия;
  • отстранение человека от исполнения обязанностей по должности.

Изменение условий трудового договора по инициативе работника

Сотрудник может посчитать, что заключенное с ним договор требует изменений. В этом случае он вправе обратиться к нанимателю с соответствующей просьбой.

Способ, с помощью которого надо обратиться к нанимателю, — направление в его адрес заявления, в котором изложены причины для внесения изменений в трудовое соглашение, их характер, возможные сроки их внесения. Документ оформляется письменно и регистрируется.

Изменение условий в трудовом договоре в 2021 году

Скачать

Изучив заявление, руководитель может:

  • согласиться на изменения в договоре;
  • отказать сотруднику.

Решение наниматель выражает в письменной форме (резолюцией на заявлении или ответным письмом).

Руководитель имеет право поддержать предложение работника об изменениях, но не обязан этого делать. При отказе человек продолжает трудиться на прежних условиях.

Когда отказать в изменениях нельзя

В некоторых случаях наниматель не имеет права отказывать сотруднику. К примеру, в обязанности работодателя входит введение неполного времени работы при наличии заявления от:

  • женщины в период беременности;
  • одного из родителей ребенка до 14 лет;
  • человека, который ухаживает за больным членом семьи по медзаключению.

Дополнительное соглашение

При наличии согласия нанимателя с предложенным сотрудником вариантом изменений стороны должны оформить и подписать допсоглашение к трудовому договору в двух экземплярах. Эта бумага фиксирует имеющиеся договоренности. В ней следует отразить данные сторон, число и место оформления, ясно прописать положения, которые изменены, указать дату, с которой начнется действие соглашения.

Изменение условий в трудовом договоре в 2021 году

Скачать

Изменение условий трудового договора по инициативе работодателя

Это происходит, как правило, в отношении одного или нескольких пунктов соглашения, содержащихся в ст. 57 ТК РФ, касающихся:

  • места работы;
  • трудового функционала;
  • зарплаты;
  • режима труда и отдыха;
  • характера труда (разъездного и т. д.);
  • возмещения расходов, связанных с использованием своего автомобиля в рабочих целях;
  • компенсаций руководителям при прекращении с ними трудового договора.

Уведомление

Если нанимателю нужно изменить условия договора, он направляет в адрес сотрудника не менее чем за два месяца предложение с пояснением причин необходимости корректировки ранее достигнутых договоренностей.

Изменение условий в трудовом договоре в 2021 году

Скачать

Наниматель должен издать приказ о вводимых по окончании периода оповещения изменениях, указав их причины. В документе надо указывать срок для принятия сотрудником окончательного решения. Сотрудников следует ознакомить с распорядительным документом письменно.

Изменение условий в трудовом договоре в 2021 году

Скачать

Оказывать давление на работника недопустимо, поэтому в случае его отказа требования остаются прежними.

Работодатель вправе (ст. 72.2 ТК РФ) изменить условия в одностороннем порядке при:

  • любых стихийных бедствиях;
  • авариях производственного характера, несчастных случаях;
  • пожарах, наводнениях, гололедах и т. п.

Допустимо изменять положения договора в порядке одностороннего решения, принятого нанимателем, при изменении организационных или техусловий работы (ст. 74 ТК РФ).

Согласие или отказ от новых требований

Предусмотрены различные алгоритмы действий при наличии согласия или отказа от нововведений.

Сотрудник согласен с изменением

Получив согласие на продолжение трудовой деятельности в иных условиях, наниматель и сотрудник заключают письменное допсоглашение к договору. В документе определяются измененные положения. Основываясь на нем, отдел кадров разрабатывает проект приказа, который изменяет условия договора.

Изменение условий в трудовом договоре в 2021 году

Скачать

Сотрудник отказался от изменений в договоре, но согласен с переводом

При отказе от трудовой деятельности в новых условиях и наличии согласия на перевод стороны оформляют допсоглашение, предусматривающее перевод на другую должность (из того перечня, который предложен нанимателем).

Изменение условий в трудовом договоре в 2021 году

Скачать

Работодатель формирует распорядительный документ о переводе в соответствии со ст. 72.1 ТК РФ и вносит сведения в личную карточку Т-2 (Постановление Госкомстата № 1 от 05.01.2004).

Изменение условий в трудовом договоре в 2021 году

Скачать

Работник отказался как от изменения условий договора, так и от перевода

При такой ситуации или отсутствии вакансий в учреждении по окончании срока уведомления трудовое соглашение прекращается по основаниям, предусмотренным п. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ.

Изменение условий в трудовом договоре в 2021 году

Скачать

Для правильного проведения процедуры надо:

  • получить отказ работника (письменно) трудиться в новых условиях;
  • зарегистрировать его;
  • предложить другую работу;
  • получить отказ от нее;
  • оформить и зарегистрировать уведомление о расторжении трудового соглашения;
  • издать и зарегистрировать приказ об увольнении;
  • ознакомить с ним сотрудника письменно;
  • оформить и выдать трудовую книжку;
  • осуществить причитающиеся выплаты.

Изменение условий в трудовом договоре в 2021 году

Скачать

Предложение вакансий

При отказе работника трудиться в иных условиях наниматель должен письменно предложить имеющиеся в данной местности вакантные должности в соответствии с квалификацией. При отсутствии таковых наниматель предлагает другую нижестоящую должность или работу, которая оплачивается ниже, при этом сотрудник способен ее выполнять, учитывая состояние здоровья.

Соблюдая требования ст. 74 ТК РФ, следует предложить сотруднику перечень вакансий с наименованием, описанием обязанностей, условий работы (зарплата, режим). Вакансии надо предлагать на протяжении всего срока уведомления.

Предлагая подобные должности, руководитель не вправе проверять деловые и иные качества сотрудника, так как работа должна изначально соответствовать квалификации человека.

Должности из иной местности наниматель обязан предлагать тогда, когда это предусмотрено колдоговором, трудовым соглашением.

Уведомление центра занятости

В связи с нововведениями в учреждении, связанными с новшествами в технологиях труда, может возникнуть угроза массовых увольнений. В таком случае наниматель вправе ввести режим неполного времени работы (ст. 74 ТК РФ).

При наличии профсоюза такие действия необходимо согласовать с ним. Критерий массовости увольнения устанавливается отраслевым соглашением, а при его отсутствии определиться помогает Постановление Совмина РФ от 05.02.1993 № 99.

Максимальный срок, на который можно установить режим, составляет 6 месяцев.

Работодатель обязан направить сведения в службу занятости о введении такого режима не позже 3 рабочих дней по факту принятого решения. Если сокращение коснется лишь одного работника, наниматель сообщает об этом в органы занятости за 2 месяца. Если увольнение будет массовым, проинформировать службу следует за 3 месяца.

Новые правила ведения и хранения трудовых книжек с 1 сентября 2021 года: что изменится

В мае Минтруд издал приказ №320н, в котором изменил форму, порядок ведения и хранения трудовых книжек. Новые правила начинают действовать с 1 сентября.

Подготовили для вас краткий обзор основных изменений.

Изменилась форма бумажной трудовой книжки

Бумажный бланк трудовой книжки и вкладыш стали другими, но использовать их нужно только с 2023 года.

О переходе на новую форму трудовых книжек — постановление правительства от 24.07.2021 № 1250

Книжки нового образца нужно будет выдавать только как дубликаты, если работник, который продолжает пользоваться бумажной трудовой, ее потеряет. А вкладыши — если закончится место в старой книжке.

Если сотрудник потеряет или испортит трудовую книжку до 2023 года, нужно выдать ему дубликат старого образца. А если после — нового. То же и с вкладышем: если место в трудовой работника закончится до 2023 года, выдайте ему вкладыш старой формы, если после — новой.

Если с трудовой книжкой старого образца все в порядке, можно использовать ее и до, и после 2023 года.

Записи можно будет делать не только от руки

С 1 сентября записи в трудовые книжки можно будет вносить чернилами любого цвета, штампами или с помощью принтера.

п. 3 правил, утвержденных приказом Минтруда РФ, от 19.05.2021 № 320н

Зачеркивать записи в трудовой книжке запрещено

Ошибочные записи в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждениях» запрещено зачеркивать, но в новых правилах забыли установить, как их исправлять.

Об исправлениях ошибок — п. 30 правил, утвержденных постановлением правительства, от 16.04.2003 № 225

Пока пункт не дополнят, советуем делать так же, как и раньше: рядом с ошибкой напишите, что запись недействительна, а затем внесите правильный вариант.

Изменение условий в трудовом договоре в 2021 году Так нужно исправлять ошибки, пока не введут новые правила

Уменьшится срок внесения записей в трудовую

На то, чтобы внести записи о должности, квалификации, награждениях и переводах, будет пять рабочих дней. При этом если рабочую неделю продлят за счет субботы, она тоже будет учитываться.

Если сотрудника перевели на другую должность в понедельник, то запись нужно сделать не позднее следующего понедельника. А если неделя оказалась шестидневной — не позднее субботы.

Запись о приеме на работу можно вносить на шестой день трудоустройства сотрудника.

Можно не брать плату с работника за восстановление трудовой

Если трудовую потеряет или испортит работодатель, он должен будет оплатить бланк книжки или вкладыш. А если сотрудник — зависит от того, что написано во внутренних документах компании. Можно указать, что работник сам оплачивает книжку, если она потерялась или была испорчена по его вине, или взять все расходы на себя.

Читайте также:  Что часто покупают в аптеке

Придется чаще выдавать трудовую на руки

Работник сможет подать заявление на получение трудовой для любого социального страхования — например, для получения региональных пособий. В таком случае нужно будет выдать книжку под расписку в течение трех рабочих дней со дня подачи заявления.

Нужно будет указывать причину увольнения полностью

Больше нет противоречий с Трудовым кодексом. Нужно указывать пункт, часть и номер статьи, по которой уволен сотрудник. Например, если работник уходит по собственному желанию, нужно будет написать: «Расторжение трудового договора по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».

Запись об увольнении больше не нужно заверять подписью сотрудника.

Изменение условий в трудовом договоре в 2021 году Так должна выглядеть запись об увольнении сотрудника по собственному желанию

Можно будет вносить записи в трудовую совместителя за один раз

Записи о приеме на работу, переводе и увольнении совместителя можно делать двумя способами: в хронологическом порядке или за один раз.

Например, если школа наняла педагога дополнительного образования для проведения кружков, она может сделать первую запись при его трудоустройстве, а еще одну — через год при увольнении. Или сделать обе записи в день увольнения. Способ зависит от желания работника.

Совместитель, который уволился без записей в трудовой, сможет обратиться на прежнее место работы и потребовать внести их. Работодатель будет обязан это сделать, даже если работник уволился до 1 сентября.

Удаленщики смогут присылать книжки для внесения записей

Сотрудники на удаленке, у которых есть бумажная трудовая, смогут принести или прислать ее по почте, чтобы работодатель внес в нее записи. Например, о приеме на работу и увольнении.

Изменятся правила заполнения трудовой при переводе

Если сотрудника временно перевели на другую должность, но она стала постоянной, в трудовой нужно указывать два приказа. В графе «Дата» надо поставить день перевода на временную должность, а в «Наименовании документа» указать реквизиты обоих приказов — о временном и постоянном переводе.

Изменение условий в трудовом договоре в 2021 году Образец заполнения трудовой при переводе с временной должности на постоянную

Разрабатывать книги учета придется самостоятельно

Работодатель должен будет самостоятельно разработать книги учета трудовых и их движения. Их придется заполнять по своим правилам. Книги должны быть бумажными и прошитыми, их нужно заверить подписью и печатью, если она есть. Скреплять книги сургучом или пломбой больше не надо.

Книги, которые еще не закончились, менять не нужно. Своя форма понадобится только для новых книг, если они будут заведены после 1 сентября.

Советуем сделать в своей книге по учету движения трудовых графу «Причина выдачи трудовой книжки на руки», чтобы легче было определить, должен ли работник вернуть книжку. Сотрудник может забрать ее при увольнении или переходе на электронную форму, для перерасчета пенсии или получения пособия.

Изменятся правила выдачи трудовой при отказе от бумажной формы

Если сотрудник подал заявление о переходе на электронную форму трудовой, это нужно указать в бумажной.

Для этого в графе «Сведения о приеме на работу» нужно написать: «Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.

1 Трудового кодекса Российской Федерации». Запись нужно заверить подписью работодателя и печатью, если она есть.

Как работать с электронными трудовыми книжками

Если работник откажется от бумажной трудовой, ее нужно будет вернуть в течение трех рабочих дней.

Изменение условий в трудовом договоре в 2021 году Так нужно заполнять трудовую, если работник подал заявление о переходе на электронную форму

Все изменения в трудовом законодательстве с 1 января 2021 года

Учитывайте изменения в трудовом законодательстве с 2021 года. Теперь будет проще заключать срочные трудовые договоры, станет меньше отчетности, но появятся новые штрафы. Это лишь часть изменений. Про все остальные читайте в «Российском налоговом курьере».

Новые штрафы за СЗВ-ТД с 1 января 2021 года

С 2021 года руководителей компаний и предпринимателей начнут штрафовать за несдачу и ошибки в СЗВ-ТД. Это не означает, что в 2020 году штрафов нет. Они есть, но штрафуют организацию, опоздавшую с отчетом или сдавшую отчет с ошибками. Размер штрафа такой же, как для ошибки и опоздание СЗВ-М: по 500 рублей за каждое физлицо, о котором отчитались не вовремя или неточно.

С 1 января 2021 года за СЗВ-ТД будут по-прежнему штрафовать компанию. А дополнительно оштрафуют ее руководителя. КоАП РФ предусматривает для него персональное наказание в виде предупреждения или штрафа от 300 до 500 рублей.

Новый МРОТ с 1 января 2021 года

С 1 января 2021 года будет действовать новый МРОТ. Минтруд определил прожиточный минимум во втором квартале 2020 года. Для трудоспособных граждан минимум составил 12 392 рубля. Эта сумма станет новым МРОТ в 2021 году. По сравнению с 2020 годом минималка увеличится на 262 рубля.

Работодателя ждут штрафы по ст. 5.27 КоАП, если зарплата работника окажется меньше МРОТ. Это не касается работников – совместителей. Их принимают на неполную ставку, поэтому и зарплату может оказаться меньше МРОТ.

Работодатель обязан сравнивать начисления персоналу с МРОТ, причем не федеральным, а региональным. Региональная минималка может оказаться больше за счет районных коэффициентов. Или трехстороннего соглашения, если оно есть в регионе.

Подробнее о том, как поднять зарплаты работникам, читайте в статье «Успеть до 31 декабря и ничего не упустить: только самые важные дела для бухгалтера»

Отмена нормативки по охране труда с 1 января 2021 года

С 2021 года отменяется обширный список нормативных актов в области охраны труда. Это действие так называемой регуляторной гильотины. Например, отменяются постановления о мероприятиях по улучшению охраны труда, акты, регламентирующие работу водолазов, работников пищевой промышленности и т.д.

Некоторые нормативные акты отменяются совсем. Но часть просто преобразовывается. Например, вместо старого перечня тяжелых и опасных работ для женщин вступает в силу новый.

Переход на электронные трудовые книжки с 1 января 2021 года

С 2021 года переход на электронные трудовые будет полным для работников, только начинающих трудовую деятельность. Если раньше гражданин нигде не работал, и в 2021 году устраивается на свою первую работу, отдел кадров не заведет бумажную трудовую. Мнение работника не спрашивается, «по умолчанию» ведется только электронная трудовая.

С работниками, у которых уже есть бумажная трудовая, работы прибавится. До конца 2020 года сотрудник может выбрать вариант трудовой: бумажный или электронный. Если выбрана обычная бумажная книжка, от нее можно отказаться на следующем месте работы. В 2021 году при оформлении нового сотрудника кадровик должен узнать:

  • Как раньше велась трудовая,
  • Не хочет ли новичок перейти на электронный вариант, если до сих пор велась бумажная.

Конечно, опрос работника и его ответы должны фиксироваться письменно. Можно использовать образец уведомления о возможности перехода на электронный вариант. И бланки заявлений о выборе формы трудовой.

Что бухгалтеру нужно успеть сделать до конца декабря, рассказали в статье «Проблемы с электронными трудовыми, которые нужно решить прямо сейчас»

Кадровый электронный документооборот в 2021 году

С 20 мая 2020 года по 31 марта 2021 года Минтруд проводит эксперимент по электронному кадровому документообороту. И приглашает присоединиться всех желающих работодателей. Можно перевести в электронный вид кадровые документы на выбор работодателя при согласии работника.

Для участия в эксперименте подайте заявление в Минтруд. В заявлении укажите:

  • Какие кадровые документы вы переводите в ЭДО,
  • Список сотрудников, давших согласие на участие,
  • С какой даты присоединяетесь к эксперименту.

После этого соберите от работников согласие на участие, внесите изменения в свои локальные акты и ознакомьте работников. Затем можно создать свою систему электронного документооборота или воспользоваться сайтом «Работа в России».

Отмена сведений о среднесписочной численности с 1 января 2021 года

В 2021 году работодатели не будут сдавать сведения о среднесписочной численности. В 2020 году действуют правила:

  • Новые компании сдают сведения в течение месяца после создания,
  • Остальные работодатели отчитываются один раз в год в январе.

В январе 2021 года Сведения как отдельный отчет сдавать не нужно. Дополнительные реквизиты введут в Расчет по страховым взносам. Так у компаний будет меньше отчетности, а налоговики все равно получат нужные данные.

Новые правила удаленной работы с 1 января 2021 года

В Трудовом кодексе закрепили новый режим работы – удаленный. Он может быть полностью удаленным или комбинированным, когда часть дней в неделю или в месяц работник трудится на дому, а часть – на территории работодателя.

Законодатели упростили перевод на удаленку и обратно. Дополнительного соглашения к трудовому договору заключать не нужно. Достаточно письменного согласия работника на перевод и приказа руководителя. В приказе оговариваются сроки перевода и условия удаленки. Обратный перевод на очный офисный труд также оформляется приказом.

Новые правила трудовых договоров с 1 января 2021 года

С 1 января 2021 года будет проще заключать срочные трудовые договора длительностью до года:

  • Их можно оформлять при приеме выпускников вузов и техникумов. Причем с условием об испытательном сроке,
  • По ним можно будет нанимать любой персонал во вновь созданную компанию. Правда, не указано, сколько времени после регистрации компания считается новой.
Читайте также:  НДФЛ с выплат по гражданско-правовому договору

Изменены правила продления срочных договоров. Теперь не нужно расторгать истекший договор и заключать новый. Трудовые инспекторы в таких случаях настаивают на бессрочности договора и штрафуют нанимателя. Истекший договор можно продлить, причем с внесением изменений и дополнений.

Изменения в трудовом законодательстве: трудовые отношения и ЭДО с дистанционными работниками в 2021 году

Изменения в ТК РФ, касающиеся найма дистанционных работников и сотрудничества с ними, введены федеральным законом от 08.12.2020 № 407-ФЗ. С 1 января 2021 года Глава 49.1 ТК РФ действует в новой редакции.

Новое нормативное регулирование труда дистанционных работников — ответ законодателей на сложившуюся в 2020 году ситуацию с пандемией коронавируса. В течение всего года работодатели вынуждены были переводить сотрудников на удалёнку, но отсутствие чёткой нормативной базы вынуждало действовать по-разному и руководствоваться преимущественно рекомендациями и разъяснениями Минтруда и ГИТ.

Новый закон об удалённой работе:

  1. Урегулировал общие вопросы трудовых отношений между работодателем и удалённым работником, например права работника и гарантии их соблюдения, обязанности и ответственность работодателя.
  2. Определил понятие дистанционной работы и предусмотрел несколько её форматов.
  3. Установил порядок взаимодействия работодателя и удалённого работника — от найма на работу, организации труда и выполнения трудовых функций до увольнения по специальным основаниям.
  4. Отдельно и подробно урегулировал вопросы составления, направления, обмена и получения документов — электронных, в электронной форме и бумажных.

Дистанционная (удалённая) работа подразумевает выполнение трудовых функций вне рабочего места, предоставленного и контролируемого работодателем. Работник сам определяет, где будет находиться рабочее место, и может его в любой момент изменить, если это не скажется на выполнении условий трудового договора.

Обязательное условие дистанционной работы заключается в том, что свои трудовые функции и взаимодействие с работодателем работник осуществляет с помощью информационно-телекоммуникационных сетей и сетей связи. Проще говоря, удалённая работа ведётся через интернет, электронные системы и сервисы, с использованием почтовых отправлений, мессенджеров и других средств и способов дистанционного взаимодействия.

С дистанционным работником, который только устраивается на работу, заключается трудовой договор. При переводе действующих сотрудников подписывается дополнительное соглашение к трудовому договору. Допускается принудительный перевод на дистанционную работу, если того требуют чрезвычайные обстоятельства (авария, пожар, наводнение, эпидемия и т. п.).

При найме на работу или переводе на дистанционную работу обмен документами может проходить:

  • в обычной форме. Работник приходит в офис, приносит необходимые документы, подписывает трудовой договор или дополнительное соглашение;
  • посредством составления, подписания и направления бумажных документов без визита работника в офис. В этом случае документы отправляют и получают, например, через курьерские службы или Почту России;
  • в электронной форме — посредством обмена электронными документами или документами в электронной форме, подписанными электронной подписью работника и работодателя.

Дистанционная работа может быть постоянной, временной (до 6 месяцев) и комбинированной (временной периодической). Формат согласовывается при найме или переводе на дистанционную работу.

Дистанционный работник может быть уволен, если более двух рабочих дней без уважительной причины не выходит на связь с работодателем. Еще одно специальное основание для увольнения — переезд работника в другую местность, если это приводит к невозможности исполнять трудовые функции на прежних условиях. Применительно к удалённым работникам действуют и общие основания увольнения.

Электронное взаимодействие работодателя и работника

Удалённая работа фактически существует в России уже много лет. Все это время преимущество отдавалось заключению с работниками гражданско-правовых, а не трудовых договоров.

Отчасти это было связано с отсутствием чёткого регулирования дистанционных трудовых отношений. С принятием нового закона предполагается, что ситуация изменится.

Важно, что наработанная практика электронного взаимодействия в рамках договоров ГПХ оказалась полезной и нашла отражение теперь уже в трудовом законодательстве.

Дистанционная работа по трудовому договору может быть полностью построена на электронном взаимодействии работника и работодателя.

Статья 312.3 ТК РФ разрешает использовать электронные документы и, если нужно, дополнять их бумажными. В электронном виде можно заключать, изменять, расторгать трудовые договоры, допсоглашения, договоры о материальной ответственности, договоры о получении образования.

При заключении договоры подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью работодателя и такой же ЭП или усиленной неквалифицированной подписью работника.

После этого стороны обмениваются подписанными электронными документами, используя согласованный для этого способ, например по электронной почте.

Обмен электронными документами или документами в электронной форме можно использовать и для других целей. Например, если работнику нужно отослать отчёт о работе, подготовленные рабочие документы, заявление, уведомление работодателя и так далее. Либо работодателю нужно ознакомить работника с каким-либо локальным актом или другим документом.

При использовании электронного документооборота получатель документа обязан ответно направить в электронной форме документ — подтверждение получения документа.

Порядок электронного взаимодействия, а также используемые сторонами виды электронной подписи должны быть урегулированы трудовым договором, дополнительным соглашением, коллективным договором или иным локальным актом. Главное, чтобы порядок был закреплён, а обмен электронными документами обеспечивал фиксацию каждого факта получения работником (работодателем) электронного документа или документа в электронной форме.

Дистанционный работник вправе запросить у работодателя копии документов, связанных с работой. В этом случае документы готовятся и направляются работнику в трёхдневный срок в бумажном виде заказным письмом или, если на это указано работником, в виде электронных документов.

Организация труда дистанционного работника

Как будет организован рабочий процесс, решает в первую очередь работодатель, но и мнение работника должно быть учтено.

Работодателю желательно заранее определить правила выполнения трудовых функций в удалённом режиме для конкретной должности дистанционного работника.

Применительно к конкретному сотруднику урегулировать детали можно в трудовом договоре или дополнительном соглашении, а общие вопросы — в коллективном договоре.

Общее правило — программные, технические и другие средства, необходимые для работы, предоставляет работодатель. С точки зрения информационной безопасности это более разумный вариант. Но по желанию работника и с согласия работодателя он может использовать свои средства, получая от работодателя компенсацию, в том числе расходов на использование этих средств.

Если дистанционных работников много, они взаимосвязаны, может быть создано единое информационное рабочее пространство (система), обеспеченное средствами защиты от несанкционированного доступа.

Если же удалённые работники нанимаются или переводятся на дистанционную работу временно с заключением срочного договора, их немного и у них разные функции, в создании единой рабочей системы необходимости нет.

При наличии корпоративной ИС для дистанционных работников может быть обеспечен временный доступ.

Организация труда дистанционного работника — вопрос индивидуального плана. Всё зависит от направления деятельности компании, трудовых функций удалённых работников и их количества.

Эта статья была полезной?

Подключиться

Чтобы подключиться к электронному документообороту, заполните заявку вручную или загрузите сертификат ЭП

Дистанционная работа: что изменилось с начала 2021 года

В ТК РФ еще в 2013 году появилась глава, посвященная регулированию труда дистанционных работников. В 2020 году из-за пандемии переход на дистанционную работу принял массовый характер, поэтому потребовалось уточнить правовое положение дистанционных сотрудников. Рассмотрим внесенные в ТК РФ поправки, которые относятся к дистанционному формату занятости.

Как изменились общие положения о дистанционной работе

Все изменения трудового законодательства о дистанционной работе, которые вступили в силу с 2021 года, отражены в законе от 08.12.2020 № 407-ФЗ.

Само понятие дистанционной работы не изменилось. Речь по-прежнему идет о выполнении трудовых функций вне места нахождения работодателя и за пределами любых объектов, находящихся под его контролем.

Однако в новой редакции статьи 312.1 ТК РФ дистанционная работа разбита на три вида:

  1. Постоянная – на весь срок действия трудового договора;
  2. Временная – непрерывно, но не дольше 6 месяцев;
  3. Периодическая – когда «удаленка» и работа на стационарном месте чередуются.

Таким образом, снят вопрос о законности «смешанного» формата работы, когда сотрудник частично выполняет свои функции в офисе, а частично – за его пределами.

На дистанционную работу можно перевести как вновь принятых сотрудников, так и тех, кто уже работает в «стандартном» формате. В последнем случае условия перевода следует отразить в дополнительном соглашении к трудовому договору.

Как изменился порядок обмена информацией между работодателем и работником при дистанционной работе

В предыдущей редакции статьи 312.2 ТК РФ говорилось о том, что при заключении трудового договора и дальнейших взаимоотношениях сторон можно использовать электронные документы. Но механизм электронного документооборота, в частности – порядок использования электронных подписей (ЭП), не был регламентирован в «старом» варианте ТК РФ.

Читайте также:  Временная регистрация в Москве

В новой редакции ТК РФ, в статье 312.3 подробно расписан порядок электронного и «бумажного» обмена информацией между работодателем и работником.

С 2021 года усиленные ЭП требуются только для заключения, внесения изменений и расторжения в электронном виде следующих договоров:

  • трудового и дополнительных соглашений к нему;
  • о материальной ответственности;
  • ученического (с отрывом или без отрыва от работы).

При этом у работодателя должна быть усиленная квалифицированная подпись, а работник сможет воспользоваться как усиленной квалифицированной, так и усиленной неквалифицированной ЭП. 

Для остальных видов кадровых документов (приказов, заявлений и т.п.), стороны могут установить другие формы подписания. Эти варианты нужно указать в коллективном или трудовом договоре, либо в других локальных нормативных актах компании (далее — ЛНА). Можно, например, использовать простую электронную подпись или обмен скан-копиями подписанных бумажных документов.

Факты получения документов сотрудниками и/или работодателем нужно обязательно фиксировать. Каждая из взаимодействующих сторон должна в установленный в ЛНА срок направлять другой стороне подтверждение. 

Если по закону документы, регламентирующие трудовую деятельность, нужно оформлять на бумажном носителе и/или предоставлять для ознакомления работникам в письменной форме, сотрудники на «удаленке» могут ознакомиться с ними одним из трех способов:

  • прочитать бумажную версию под роспись;
  • обменяться электронными документами;
  • использовать другой вариант, предусмотренный ЛНА, например – пересылку скан-копий.

Дистанционный сотрудник теперь может направлять работодателю информацию для оплаты больничных листов (в том числе для декретных выплат) одним из двух способов. Вариант передачи информации зависит от того, в каком виде оформлен больничный лист:

  1. Оригинал «бумажного» больничного работник, как и ранее, должен направить по почте, заказным письмом с уведомлением.
  2. Для электронного листа нетрудоспособности сотруднику достаточно передать работодателю серию и номер документа. Этот вариант можно использовать, если медицинская организация и работодатель входят в систему информационного взаимодействия.

Как изменилось регулирование режима работы и отдыха сотрудников на «удаленке»

В новой редакции ст. 312.4 ТК РФ более подробно прописана возможность работодателя регулировать в ЛНА вопросы, связанные с деятельностью дистанционного сотрудника, а именно:

  • режим рабочего времени постоянного сотрудника на «удаленке» или периодичность выполнения трудовой функции при временной дистанционной работе;
  • условия и порядок вызова временного дистанционного сотрудника на стационарное рабочее место;
  • условия и порядок выхода такого сотрудника на стационарное рабочее место по личной инициативе;
  • порядок предоставления всех видов отпусков сотруднику, постоянно работающему в дистанционном формате.

Если работодатель не укажет в ЛНА режим рабочего времени, то дистанционный работник может устанавливать его себе самостоятельно.

Время взаимодействия дистанционного сотрудника и работодателя (телефонные звонки, видеоконференции и т.п.) нужно учитывать, как рабочее.

Изменения в порядке оплаты труда при дистанционной работе

Новой статьей 312.5 Трудового Кодекса государство защитило дистанционных сотрудников от потерь в оплате труда при новом формате работы. Теперь в законе прямо указано, что удаленное выполнение трудовых функций не может быть основанием для уменьшения заработной платы.

Налоговики разъяснили, как нужно перечислять НДФЛ тем организациям, которые имеют филиалы и используют труд дистанционных работников. 

По мнению ФНС, здесь нужно ориентироваться на то, кто платит конкретному сотруднику вознаграждение – головная компания или филиал. НДФЛ необходимо перечислять в бюджет по месту регистрации плательщика (компании или филиала), в штатном расписании которого числится дистанционный сотрудник.

При этом место нахождения самого дистанционного работника значения не имеет. Сам факт перевода сотрудника на «удаленку» не образует обособленного подразделения (письмо ФНС РФ от 14.10.2020 № СД-4-3/16830@).

Как изменилась организация и охрана труда при дистанционной работе

В соответствии с новой статьей 312.6 ТК РФ работодатель обязан обеспечивать дистанционного сотрудника всем необходимым для работы, включая оборудование, компьютерные программы, средства защиты информации и т.п.

Дистанционный сотрудник по согласованию с работодателем сможет использовать для работы также свое или арендованное оборудование, либо другие необходимые средства труда.

В этом случае работодатель будет обязан выплачивать дистанционному работнику:

  • компенсацию за использование личных/арендованных средств;
  • расходы, понесенные в связи с использованием личных/арендованных средств.

Порядок, сроки и размеры таких выплат необходимо установить в ЛНА. 

Если дистанционный работник едет по служебной необходимости в другую местность, отличную от места постоянного выполнения трудовой функции, то это считается обычной командировкой. В этом случае работодатель должен руководствоваться общими правилами, предусмотренными ст. 166-168 ТК РФ.

В новом законе сохранены сокращенные требования к работодателю в части охраны труда дистанционных сотрудников (ст. 312.7 ТК РФ). Работодатель обязан только знакомить сотрудников с требованиями по охране труда, выполнять предписания контролирующих органов, а также выяснять причины несчастных случаев, если таковые будут. 

Но в ЛНА можно отразить и более широкий список требований к работодателю по обеспечению безопасных условий труда

В каких случаях и в каком порядке работодатель может перевести сотрудников на «удаленку» без их согласия

В ТК РФ введена новая статья 312.9, которая разрешает работодателям в особых случаях переводить сотрудников на дистанционный режим работы по своей инициативе. 

Перевод на «удаленку» без согласия работников возможен в следующих ситуациях: 

  1. При угрозе жизни или нормальным жизненным условиям, в частности во время природных и техногенных катастроф, эпидемий, после аварий на производстве. Переводить сотрудников на «удаленку» можно на период, пока длится одно из перечисленных событий или не устранены его последствия.
  2. По решению органов государственной власти или местного самоуправления.

Ни в одной из перечисленных ситуаций работодатель не должен получать согласие работников на временный перевод на «удаленку». При этом работодатель будет обязан обеспечить дистанционных сотрудников необходимым оборудованием или иными средствами, без которых дистанционная работа невозможна.

Также работодатель может не предоставлять необходимые средства, а согласовать использование удаленными сотрудниками собственного или арендованного имущества. В этом случае работодатель обязан компенсировать сотрудникам использование собственных/арендованных средств, возместить расходы на их обслуживание, а также прочие расходы на дистанционное исполнение трудовых обязанностей.

Работодатель обязан обучить сотрудников работе на рекомендованном или предоставленном оборудовании, если это необходимо.

Для временного перевода на дистанционную работу по ст. 312.9 ТК РФ работодатель должен подготовить отдельный ЛНА.

В документе необходимо отразить все существенные обстоятельства: причина перевода, сроки, список сотрудников, порядок организации труда и обеспечения необходимым оборудованием и т.п. Снижение уровня оплаты труда при этом не допускается.

Работодатель обязан ознакомить с указанным документом всех сотрудников, которые временно переходят на дистанционный формат работы.

Вносить изменения в трудовые договора в данном случае не нужно. По окончании периода временной дистанционной работы стороны должны продолжать выполнение действующего трудового договора на прежних условиях.

Что изменилось в порядке увольнения дистанционных сотрудников

Действовавшая в 2020 году редакция ТК РФ позволяла работодателю включать в трудовой договор с дистанционным сотрудником любые основания для увольнения.

Теперь для дистанционных работников допустимы только два дополнительных основания для увольнения по инициативе работодателя, по сравнению со стандартными правилами (ст. 312.8 ТК РФ):

  1. Если сотрудник без уважительной причины не ответил на запрос работодателя в течение установленного срока. «По умолчанию» этот срок составляет 2 рабочих дня, но стороны трудового договора могут определить и более длительный период.
  2. Если сотрудник переехал, и смена места выполнения работы привела к тому, что трудовую функцию больше невозможно выполнять на прежних условиях. Такая ситуация может возникнуть, например, из-за существенной разницы в часовых поясах.

Во всех остальных ситуациях работодатель может уволить дистанционных сотрудников по собственной инициативе только по общим правилам, указанным в ТК РФ.

Вывод

Благодаря принятию нового закона о дистанционной работе положение дистанционных сотрудников с начала 2021 года стало более определенным и устойчивым. Теперь такие специалисты более защищены от дискриминации в части оплаты и условий труда. 

Новая редакция ТК РФ предоставила дополнительные возможности и работодателям. Теперь они могут в отдельных случаях принудительно отправлять своих сотрудников на дистанционную работу, а также увольнять их по собственной инициативе за нарушение порядка дистанционного взаимодействия. 

Новый закон также сделал электронный документооборот более прозрачным и понятным для всех сторон трудовых отношений.

Доверьте бухгалтерию команде экспертов

Leave a Comment

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *